Die spitäler fmi ag mit den Standorten Frutigen, Meiringen und Interlaken evaluierte unter dem Projektnamen ELA_DMS ein Universal-Archiv / ein Dokumenten-Management-System, welches die Schwerpunkte Ablösung Teile des Papierarchivs, Einführung des Dokumentenmanagements sowie die Einführung eines Kreditoren-Scannings- und Workflow-Systems beinhaltete. Das System muss zudem in einer zweiten Phase als DICOM/non-Dicom Bildarchiv dienen können. Die Keller Unternehmensberatung unterstützte die interne Projektleitung in allen Phasen der Ausschreibung.

Das Projekt wurde im Januar 2005 gestartet. In einer ersten Phase wurde festgelegt, welches Ausschreibungsverfahren sich am Besten eignen würde. Das Projektteam hat sich aufgrund der grossen zu erwartenden Menge von Angeboten für das selektive Verfahren entschieden. In den Monaten Februar bis Mai 2005 wurden die Ausschreibungsunterlagen mit den Eignungs- und Zuschlagskriterien, den detaillierten Anforderungen und den Informationen zu Inhalten, Fristen und den zwingenden Detailinformationen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben erarbeitet.

Initialisierung, Ausschreibungsunterlagen, Pflichtenheft

Bei der Definition der Eignungskriterien galt die Zielsetzung, einerseits nur Anbieter zur Detailevaluation zuzulassen, welche ein Projekt aufgrund der definierten Komplexität umsetzten können, aber andererseits trotzdem möglichst vielen innovativen Lösungsanbietern die Möglichkeit zu geben, ihr Produkt anbieten und präsentieren zu können. Der Löwenanteil der Projektarbeit in dieser Phase verschlang die Erstellung des Pflichtenhefts mit Beschreibung der Zielsetzungen, Anforderungen mit Schwerpunkten und Gewichtungen sowie die detaillierte Ausarbeitung der Zuschlagskriterien mit transparenter Darstellung aller Bewertungspunkte und die Beschreibung der Preisberechnung als Teil der Zuschlagskriterien.

Transparenz hat sich gelohnt

Die weiteren Evaluationsphasen haben gezeigt, dass sich der Aufwand gelohnt hat, die Schwerpunkte und die Prozesse der zukünftigen Lösung eingehend zu diskutieren, zu beschreiben und die Gewichtung im Kriterienkatalog entsprechend gemeinsam festzulegen und die daraus resultierenden Konsequenzen aufzuzeigen. Wir nehmen an, dass aufgrund der transparenten Darstellung der Anforderungen und Zuschlagskriterien nur noch sieben von dreizehn Anbietern aufgrund des zugestellten Pflichtenhefts ein Angebot eingereicht haben. Ebenso konnten wir feststellen, dass im Verlaufe der Evaluation nie über Gewichtungen, Schwerpunkte, Wirtschaftlichkeit diskutiert werden musste und sich das Evaluationsteam voll auf die Lösungsauswahl konzentrieren konnte.

Ablauf Evaluation

Die Evaluation verlief nach den im Pflichtenheft publizierten Filterungsstufen/Phasen „Beurteilung Angebot“, „Offert- und Lösungspräsentation“ und „Referenzbesuch“. In der engeren Auswahl verblieben noch zwei Anbieter, bei welchen Referenzbesuche durchgeführt wurden. In allen Phasen wurden die Angebote mit identischen Bewertungsdokumenten durch das Evaluationsteam bewertet. Das aufgrund der Zusammenfassung berechnete Schlussresultat stimmte auch mit dem Bauchgefühl des Evaluationsteam überein, so dass zuhanden der Projektsteuerung ein einstimmiger Vorschlag unterbreitet werden konnte und der Zuschlag ohne weitere Diskussionen offiziell erfolgen und publiziert werden konnte.

Interview mit Othmar Wyss, Leiter Informatik spitäler fmi ag, Interlaken

Herr Wyss, warum wurde entschieden, die Ausschreibung durch die Keller Unternehmensberatung AG begleiten und unterstützen zu lassen?

Die spitäler fmi ag arbeitet seit mehreren Jahren erfolgreich mit der Keller Unternehmensberatung zusammen. Da war es nahe liegend, die Keller Unternehmensberatung auch für die Begleitung der GATT/WTO Ausschreibung offerieren zu lassen. Die Offerte überzeugte inhaltlich und bestand auch finanziell gegen die Konkurrenz. Da war die Wahl schnell getroffen.

„Es bleibt zu hoffen, dass weitere Evaluationen ebenso problemlos durchgeführt werden können“ Othmar Wyss, Leiter Informatik spitäler fmi ag, Interlaken

Wie haben Sie den Ablauf der Evaluation erlebt? Welches waren die grössten Schwierigkeiten?

Die Evaluation verlief völlig problemlos. Alle Unterlagen waren immer korrekt und fristgerecht bereit. Auch die speziellen bernischen Gegebenheiten wurden immer korrekt berücksichtigt, die Zusammenarbeit mit der unterstützenden Behörde (Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion!) verlief reibungslos. Die Geldbeschaffung erweist sich nach der problemlosen Ausschreibung als weitaus grössere Herausforderung.

Haben die gewählte Methodik und die Vorgehensweise Ihre Erwartungen erfüllt?

Ja, vollumfänglich. Ein Universal-Archiv für ein Spital zu finden ist nicht ganz trivial. Es gibt unzählige Archivsysteme aber meines Erachtens nur wenige „richtige“ Universal-Archive für Spitäler. Die Ausschreibung war somit eine Gratwanderung zwischen Minimierung des Aufwandes durch Reduktion der Angebote auf ein überschaubares Mass bei gleichzeitiger Vorsicht, um ja kein taugliches System zu übersehen. Durch ein im Umfang knapp gehaltenes, aber dafür umso prägnanteres Pflichtenheft, sowie durch die Präqualifikation haben wir dieses Ziel vollumfänglich erreicht. Die Tatsache, dass alle bereits vor der Ausschreibung bekannten Systeme in der Bewertung auf die hinteren Plätze zurückgefallen sind, beweist mir, dass wir auf innovativere und trotzdem preislich attraktive Systeme gestossen sind.

Was würden Sie bei einer nächsten Evaluation anders machen?

Gar nichts. Es bleibt zu hoffen, dass weitere Evaluationen ebenso problemlos durchgeführt werden können. Auf jeden Fall werden wir die Keller Unternehmensberatung sicher wieder für ein solches Mandat offerieren lassen.

Aufgrund der guten Erfahrungen bei der Ausschreibung ist geplant, Herrn Vonlanthen der Keller Unternehmensberatung auch mit der Rolle als Coach der Projektleitung für die Einführung des Archivsystems zu beauftragen.