Die Kantonale Verwaltung und die 11 Zuger Gemeinden haben in kürzester Zeit unter Projektleitung der Keller Unternehmensberatung AG eine neue Rechnungswesenapplikation evaluiert und in Betrieb genommen. Mit dieser Software wird das gesamte Rechnungswesen der Verwaltungen effizient und mit modernen Werkzeugen geführt.

Dieses Bild symbolisiert die Zusammenarbeit der Kantonalen Verwaltung und der 11 Gemeinden des Kantons Zug im gemeinsamen Projekt "Finanz 2004"

Ende 2002 erfolgte ein Neustart der Ersatzbeschaffung der bestehenden IT-Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen unter neuer Projektleitung der Keller Unternehmensberatung AG, nachdem eine erste Runde erfolglos abgebrochen werden musste. Bereits Mitte Februar 2003 mussten die Anbieter aufgrund einer Submission nach GATT/WTO ihre Angebote einreichen und im April erhielt der gewählte Anbieter den Zuschlag.

Das kompetente, siebenköpfige Projektteam, bestehend aus Vertretern der kantonalen Verwaltung, dem Amt für Informatik und Organisation und der Gemeinden hatte  eine verbindliche Zielsetzung: den produktiven Start der Anwendung per 1. Januar 2004. Und dieses ehrgeizige Ziel wurde erfolgreich erreicht!

Dieser Erfolg ist nur Dank dem überdurchschnittlichen Einsatz des Lieferanten, der  Rotkreuzer Firma Information Technology und Trust AG möglich geworden. Das Team der IT&T hatte innert weniger Monaten die Software-Applikation bereitgestellt, den Bedürfnissen des Kantons und der Gemeinden angepasst sowie die Einführung und Schulungen durchgeführt.

In etwas mehr als einem halben Jahr mussten aber vom Projektleiter eine Vielzahl an Aktivitäten geplant, organisiert und koordiniert werden. Die Verträge mit dem Lieferanten mussten ausgearbeitet werden; in verschiedenen Fachteams wurde das Fachkonzept erarbeitet. Dann folgte Schritt auf Schritt die Auslieferung der verschiedenen Anpassungen, die Testarbeiten, die Schulung der Anwender, Integrations- und Performancetests und schlussendlich die Inbetriebnahme per 1. Januar 2004.

Der Umfang und die Komplexität des Projektes, die vielen Abhängigkeiten, der äusserst knappe Terminplan und natürlich auch das limitierte Budget stellten hohe Anforderungen an das Projektmanagement. Eine zielorientierte, pragmatische und motivierende Projektführung war gefordert, ohne jedoch Abstriche an der Projektqualität zu tolerieren.

Nach dem erfolgreichen Produktivstart im Januar 2004 wurden in der Zwischenzeit in einer weiteren Phase verschiedene Ergänzungen realisiert und vor kurzem ein Projekt für die Konzeption der Kosten- und Leistungsrechnung gestartet.

Interview mit dem Vorsitzenden des Projektausschusses

Werner Pfaffhauser, Chef Finanzverwaltung des Kantons Zug

 Welches waren für Sie die besonderen Herausforderungen dieses Projektes

Eine grosse Herausforderung war bestimmt das Zusammenführen der Interessen und Bedürfnisse des Kantons und der elf Gemeinden. Das Ziel war eine gemeinsame Applikation einzuführen, die für alle Mandanten gleich ist.

Wurden Ihre Zielsetzungen erreicht?

Wir sind stolz darauf, dass dieses Ziel ohne Ausnahme erreicht wurde. Ein spezielles Kompliment geht an die Projektleitung und an das Projektteam.

Wo sehen Sie den Nutzen einer gemeinsamen Lösung für Kanton und Gemeinden?

In erster Linie sind es die Anschaffungs- und die zukünftigen Unterhaltskosten.

Was würden Sie bei einem nächsten Projekt ändern?

Etwas mehr Zeit für den gesamten Einführungsprozess hätte ich mir schon gewünscht. Die Umstände konnten wir aber nicht ändern.

Hat der Projektleiter der Keller Unternehmensberatung AG Ihre Erwartungen erfüllt?

Meine Erwartungen an die Projektleitung wurden zu meiner vollsten Zufriedenheit erfüllt. Das Ergebnis bestätigt meine Aussage. Die Projektleitung hat von uns nun die Aufgabe erhalten, den Kanton und die Zuger Gemeinden im Bereich Kosten- Leistungsrechnung weiterzubringen.