Der Kanton Aargau musste das in die Jahre gekommene Lohnsystem ersetzen. Die Keller Unternehmensberatung begleitete die Ausschreibung nach GATT/WTO und konnte das Projekt in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam termingerecht abschliessen.

Ausgangslage

Mit dem Projekt PULS soll ein einheitliches Personalinformations- und Lohnsystem realisiert werden. PULS bildet den Kern für die Personalarbeit der Staatskanzlei, der Departemente, der Justizbehörde sowie der unselbständigen Anstalten (Spitäler, Strafanstalt etc.). Gesamthaft sind dies ca. 24'000 aktive Personaladressen und 20'000 Lohnauszahlungen pro Monat.

Vorgehensweise

Basierend auf Vorgaben des Projektausschusses wurde mit dem Projektteam ein Pflichtenheft als Basis für die Ausschreibung erarbeitet. Folgende sechs Hauptprozesse müssen durch die auszuwählende Lösung abgedeckt und effizient unterstützt werden:

• Payroll inkl. Personaladministration
• Stellenplan
• Controlling / MIS (Management-Informations-System)
• Personalentwicklung
• Rekrutierung
• Aus- und Weiterbildung

Die Beschaffung des Softwarepaketes wurde nach dem gültigen Submissionsdekret in folgenden Phasen abgewickelt:

Die grösste Herausforderung für das Projektteam bestand im Auftrag, die Evaluation mit öffentlicher Ausschreibung innerhalb von sechs Monaten erfolgreich zum Abschluss bringen zu können. Dies konnte nur dank straffem Projektmanagement und dem grossen Einsatz aller am Projekt beteiligten Personen erreicht werden.

Trotz des knappen Terminplanes wurde sichergestellt, dass alle Angebote gewissenhaft geprüft, verglichen und bewertet werden konnten. Die Anbieter hatten an Workshops transparent  aufzuzeigen, wie die wichtigsten Anforderungen durch bereits vorhandene Standardfunktionen abgedeckt werden konnten. Die Prüfung der einzelnen Kriterien erfolgte aufgrund einer vorgängig zugestellten Check- und Anforderungsliste, an welche sich die Anbieter bei der Präsentation zu halten hatten.

Die Bewertung der Lösungen/Anbieter aufgrund der Offerten, Lösungspräsentationen und Referenzbesuchen/Referenzabklärungen führte zu einem einstimmigen Produkteentscheid.

Fazit

Die grossen Erfahrungen aus verschiedensten Evaluationen und öffentlichen Ausschreibungen bildeten auch in diesem interessanten und anspruchsvollen Projekt die Basis, die gestellten Aufgaben einerseits im Rahmen der gesetzlichen als auch der Vorgaben des Auftraggebers wie gefordert massgeschneidert erfüllen zu können. Das standardisierte Vorgehen gepaart mit der nötigen Flexibilität sowie die gute, offene Zusammenarbeit im Team führten zum Erfolg!