Potenzial zur Kostenoptimierung mit Prozessmanagement

Kostensenkungsmassnahmen haben für die Geschäftsleitungen aller Branchen unverändert oberste Priorität. Mehr oder weniger erprobte, nicht immer gleich wirkungsvolle Massnahmen wie zum Beispiel die Reduktion von Sachkosten, die Straffung des Personalbestandes oder das Outsourcing von Leistungen sollen zum Ziel führen.

Die Chance, mit dem Prozessmanagement Kostenoptimierungen zu erzielen, wird vielfach vernachlässigt, weil das Prozessmanagement aus der Optik des Qualitätsmanagements betrachtet wird.

Die tatsächlichen Gründe für Unwirtschaftlichkeiten liegen oftmals in nur unvollständig definierten oder ungenügend geregelten Prozessen und den daraus resultierenden Schnittstellenproblemen.
Die Prozess- und damit die Kostenoptimierung beginnt vielfach bei ganz einfachen, fast banalen Grundsätzen, die jedoch verbindlich festzulegen und durchzusetzen sind:

1. Transparenz
Gibt es keine klar vereinbarten Prozesse oder sind diese nicht bekannt, kommt es zwangsläufig zu individuellen Handlungen und zu Improvisationen. Redundanzen können auftreten, es braucht mehr Absprachen und Kommunikation. Und damit werden mehr Ressourcen gebunden, die Kosten verursachen.

2. Verschlankung
Gerade bei Prozessanalysen wird immer wieder festgestellt, dass Abläufe von den Mitarbeitenden jahrelang unreflektiert ausgeführt werden («wir machen es immer so»). Arbeitsschritte können ersatzlos eliminiert oder aber vereinfacht werden.

3. Standardisierung
Die Standardisierung von Prozessen schafft weitere Voraussetzungen, um Kosten zu reduzieren. Mit der Standardisierung kann der Prozess verschlankt, verbindlich geregelt und notwendige Zusatzabklärungen an Voraussetzungen geknüpft werden. Standardisierte Prozesse schaffen Routine, Sicherheit und damit auch Geschwindigkeit.

4. Verantwortung dem Prozess entlang
Traditionell durchläuft ein Prozess verschiedene Verantwortungsbereiche. Schnittstellenprobleme beim Wechsel der Verantwortungsbereiche können Ressourcen binden. Die Abkehr von der klassischen, meist berufsgruppenorientierten Organisation, zu einer mehr dem Prozess angepassten Organisationsform reduziert Schnittstellen und klärt die übergreifende Verantwortung.

5. Delegation von Aufgaben
Mit verbindlichen Prozessen, Arbeitsvorgaben und klar geregelten Verantwortlichkeiten kann zudem geprüft werden, inwiefern Aufgaben von teurer bezahlten zu günstigeren Mitarbeitenden verschoben werden können.
Es gibt wohl wenige Prozessmanagementprojekte, die mit der Prozessoptimierung schnell und einfach ein grosses Einsparungspotenzial freilegen. Vielmehr ergibt sich der Nutzen des Prozessmanagements aus der Summe vieler «Kleinigkeiten». Gerade weil der Nutzen sich aus der Summe vieler Details ergibt, ist es sehr wichtig, dass dieser klar dargestellt und kommuniziert wird. Dies setzt voraus, dass bei Projektstart die Erwartungen an das Prozessmanagement klar formuliert werden. Prozessmanagement-Projekte sind anspruchsvolle Change-Projekte. Die Projekte ziehen in der Regel Veränderungen für die Mitarbeitenden nach sich und können deshalb bei den Betroffenen Ängste auslösen. Folgende Punkte sollten als Erfolgsfaktoren eines Prozessmanagement-Projektes unbedingt beherzigt werden:

Einbeziehen der Mitarbeitenden
Projekte sind dann erfolgreich, wenn sie von den Mitarbeitenden mitentwickelt und getragen werden. Dies heisst, auch kritische Meinungen ernst zu nehmen.

Verbindlichkeit des Managements
Das Management muss bereit sein, sich hinter das Projekt zu stellen, unangenehme Entscheidungen zu fällen und durchzusetzen. Ein Prozessmanagement- Projekt verläuft bald im Sande, wenn die Geschäftsleitung nicht konsequent und überzeugt dem Projekt Priorität (und die erforderlichen Ressourcen) gibt.

Rasche Erfolge
Um die Wirkung des Projektes aufzeigen zu können, ist es sehr wertvoll, erste Veränderungen aus der Prozessoptimierung bald umzusetzen und nicht erst, wenn alle Prozesse entwickelt sind. Ein phasenweises Vorgehen ist hier hilfreich.

Coaching
Der externe Berater kann durch seine Aussensicht, seiner Unbefangenheit gegenüber internen Widerwärtigkeiten (wie zum Beispiel Machtspiele, historische Vergangenheiten, usw.) und mit methodischer Unterstützung zum Erfolg beitragen.
Das Prozessmanagement schafft die Grundlage für eine wirkungsvolle und schlanke Gestaltung der Abläufe und hilft, Ressourcen optimal zu nutzen. Das Unternehmen wird leistungsstark und flexibel. Optimierte Prozesse sind auch kostenoptimierte Prozesse. Packen Sie es an!

Artikel als PDF

Interview mit Peter Hösly

Direktor Sanatorium Kilchberg

Zum Interview...

Keller Unternehmensberatung AG

Unsere Beraterinnen und Berater verfügen alle über eine qualifizierte Aus- und Weiterbildung sowie eigene Branchenerfahrung. Zahlreiche Projekte und Beratungsaufträge entwickeln unser Know-how und unsere Kompetenz kontinuierlich weiter. Wir verfolgen zudem die Entwicklungen der Branche, um frühzeitig neue Trends und Anforderungen aufnehmen zu können.

Qualität für unsere Kunden

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser oberstes Ziel. Wir legen Wert auf eine hohe Qualität unserer Beratungsleistungen und Produkte. Unsere Firma ist seit über 10 Jahren ISO-zertifiziert und arbeitet ständig daran, ihre Prozesse und Beratungsleistungen weiter zu verbessern.

Unternehmensstrategie systematisch gestalten

Die Erarbeitung einer nachhaltigen Strategie ist unabdingbar, wenn sich das Unternehmen nicht zufallsgetrieben entwickeln soll. Eine transparente Ausgangslage, ergänzt z.B. durch eine Einschätzung durch die VR- und GL-Mitglieder mit einer Online-Umfrage, bildet die Basis für die folgende kreative Entwicklungsarbeit.

Wirkungsvolle Unternehmenssteuerung

Die Etablierung eines zeitgemässen Budgetprozesses, der Aufbau eines etwas bewegendes Controllings und Reportings gehören zu den Basisinstrumenten der finanziellen Führung. Verschiedene anerkannte Instrumente, wie zum Beispiel REKOLE® bei den Spitälern und Kliniken, werden aber nach wie vor ungenügend genutzt. Warum?

Messen Sie sich mit den Besten

Die Keller Unternehmensberatung AG verfügt über vielfältige Erfahrungen im Benchmarking von Spitälern, Kliniken, Psychiatrien sowie Alters- und Pflegezentren. Die Benchmarks beinhalten vielfach umfassende Leistungs-, Kosten- und Ressourcenkennzahlen und erlauben, sich und seinen eigenen Betrieb sehr schnell zu positionieren. Mit HEBES Heim-Benchmarking Schweiz steht eine moderne Internet-Lösung zur Verfügung.

Machen Sie die Prozesse schlank und sicher

Die erfolgreiche Optimierung der Prozesse scheitert nicht an der Wahl der Managementmethode. Wichtiger sind: Engagement des Managements, Zielklarheit, verbindliche Verantwortlichkeiten, echte Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen, konstruktive Kooperation zwischen den Bereichen, eine gute Kommunikation, Einbezug der Betroffenen, professioneller Einsatz von Instrumenten zur Prozessanalyse und das konsequente Messen der Resultate.

ICT-Strategie entwickeln und umsetzen

Mit einer Abstützung der ICT-Strategie auf die Unternehmensstrategie stellen Sie sicher, dass die Mittel wirkungsvoll und auf das Business ausgerichtet eingesetzt werden. Die Strategie legt den Grundstein für die zu realisierenden Weiterentwicklungen, neue Projekte oder Optimierung der Infrastruktur.

Projekt- und Projektportfolio-Management

Projekte sauber strukturiert abzuwickeln bedingt Erfahrungen im Projektmanagement. Voraus geht immer die Erarbeitung eines klaren, verbindlichen Projektauftrages (Projektcharter). Unsere Berater verfügen über hohe Kompetenzen im Projektmanagement und Projektcontrolling, nicht nur von ICT-Projekten.

Qualität ist unser Credo

Keller Unternehmensberatung Qualität