Strategische Steuerung und Priorisierung von Projekten

Im Spital Schwyz ist die Informatik weit entwickelt. Die Zahl der Anwendungen und die Verbreitung des Einsatzes der IT im Spital nahmen im Lauf der Jahre sehr stark zu. Das breite Wissen der Informatiker rund um die Abläufe und Prozesse im gesamten Spital und die stetig steigenden Anforderungen des Betriebes führten dazu, dass die Arbeitslast des Fachteams IT stetig zunahm und Projekte nicht mehr mit der gewünschten Intensität vorangetrieben werden konnten.

Als Ergebnis der durch Keller Unternehmensberatung durchgeführten Analyse der IT wurde ein Massnahmenkatalog verabschiedet, welcher sich nun in der Umsetzung befindet.

Die Analyse der IT bestand aus drei wesentlichen Modulen. Zum einen wurden mittels eines strukturierten Fragebogens ausgewählte Kaderpersonen aus allen Bereichen in Interviews unter anderem über die Zufriedenheit und die Bedürfnisse befragt. Weiter wurden auch die IT-Mitarbeitenden befragt. Die Antworten aus den Interviews wurden ausgewertet. Als drittes Modul wurde ein einfacher IT-Benchmark durchgeführt, dessen Ergebnisse als Trendanzeiger ebenfalls beigezogen wurden.

Im Analysebericht wurden die Handlungsfelder aufgezeigt. Diese wurden in zwei Workshops mit dem Direktor, Herrn Thomas Aeschmann, und der Co- Leiterin des Spitals, Frau Kerstin Möller, besprochen und in einem Katalog die Massnahmen definiert. Die Massnahmen wurden anschliessend in „Projekte“ gebündelt und priorisiert (siehe Abbildung 1).

Als eine der Sofortmassnahmen wurde ein Fachausschuss IT (FIT) ins Leben gerufen, der sich aus Mitgliedern der Spitalleitung und dem IT-Leiter zusammensetzt. Die Aufgabe des FIT besteht darin, die IT strategisch zu führen und die für die IT relevanten Projekte zu priorisieren und zu planen. Als Folge dessen hat der Fachausschuss IT Einfluss genommen auf die bereits laufende Überarbeitung der IT-Strategie aus dem Jahr 2003. Sie wurde den heutigen Erfordernissen angepasst und befindet

 sich kurz vor der Genehmigung durch die Spitalleitung. Darin wird insbesondere der Dienstleistungskatalog der IT aufgeführt, welcher schliesslich auf die erforderlichen Personalressourcen Rückschlüsse gibt.

Eine grosse Herausforderung ist und bleibt die Projektplanung in der IT, verbunden mit der Personal- Ressourcenplanung. Zur Planungsunterstützung wurde ein Werkzeug entwickelt, welches die Planung der IT-Projekte auf einer groben Ebene erlaubt und gleichzeitig die Auslastung über wählbare Ressourcen farblich darstellt (Abbildung 2).

 

Die Personalsituation soll mit Hilfe eines sogenannten Superuser-Konzepts entschärft werden,

indem das Fachteam IT von Primäranfragen aus den Spital-Bereichen entlastet wird. Ausserdem sollen die Informatiker durch vermehrten Leistungseinkauf von Arbeiten befreit werden, welche nicht unmittelbare und vertiefte Spitalkenntnisse erfordern.

Der externe Berater hat das Spital Schwyz von Beginn weg (Analyse) bis hin zur Umsetzung unterstützt. Er nimmt begleitend Einsitz im Fachausschuss IT. Damit wird für die Nachhaltigkeit und Durchsetzung der beschlossenen Massnahmen gesorgt, und der Berater kann auch zu Rechenschaft gezogen werden.

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Interview mit Thomas Aeschmann

Direktor Spital Schwyz

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