Die Digitalisierung ist zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen geworden, unabhängig von ihrer Grösse oder Branche. Im Bereich Human Resources (HR) bietet die Digitalisierung zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung.
Die Verwaltung von Personalakten, die Planung von Schichten, die Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Kommunikation mit Mitarbeitern erfolgen in unterschiedlicher Ausprägung in vielen Betrieben im Gesundheitswesen noch mit händischem Aufwand, was zu Ineffizienzen und möglicherweise zu Fehlern führen kann.
Die Digitalisierung im HR lohnt sich aus unterschiedlichen Gründen:
- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Tools können administrative Aufgaben automati- siert werden, was Zeit und Ressourcen spart. Dies ermöglicht es dem Personal, sich stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, was letztendlich die Produktivität steigert.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Digitale Lösungen können die Kommunikation und Interaktion zwischen Mitarbeitenden und der Administration verbessern. Mitarbeitende können beispielsweise ihre Arbeitszeiten online einsehen und verwalten oder Urlaubsanträge digital einreichen, was zu einer erhöhten Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden führen kann.
- Bessere Datengrundlage für Entscheidungen: Durch die Digitalisierung von HR-Prozessen können Daten zu Personalentwicklung, Leistung und Engagement leichter erfasst und analysiert werden. Dies ermöglicht es den Institutionen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre HR-Strategien kontinuierlich zu optimieren.
- Compliance und Datenschutz: Durch die zentrale Speicherung von Daten und die Implementierung von Zugriffsbeschränkungen können sensible Informationen geschützt werden.
Doch welche Prozesse im HR sollen digitalisiert werden? Wo macht es am meisten Sinn und wie soll bei der Evaluation und Einführung vorgegangen werden?
Wir empfehlen ein Vorgehen in folgenden Schritten:
- Analyse der aktuellen Prozesse: Bevor mit der Digitalisierung begonnen wird, ist es wichtig, die bestehenden HR-Prozesse gründlich zu analysieren und zu identifizieren, welche Bereiche am meisten von einer Digitalisierung profitieren würden.
- Auswahl geeigneter Tools und Systeme: Institutionen sollten nach digitalen Lösungen suchen, die ihren spezifischen Anforderungen und Budgets entsprechen. Dies kann die Nutzung von cloudbasierten HR-Plattformen wie auch Inhouse- Lösungen umfassen.
- Change-Management und Schulungen: Um Widerstände gegenüber Veränderungen zu überwinden, ist es wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und sie über die Vorteile und den Mehr- wert der Digitalisierung aufzuklären. Schulungen sind unerlässlich.
- Sicherstellung der Datensicherheit und Compliance: Es ist wichtig sicherzustellen, dass die aus- gewählten Systeme den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen und angemessene Sicherheitsmassnahmen implementiert sind.
Auf dem Markt sind viele Software-Lösungen zu finden. Als absolutes Minimum empfehlen sich für HR-Bereiche in kleineren Institutionen folgende Systeme bzw. Komponenten einer Plattformlösung in Betracht zu ziehen:
- ERP-System, als Grundsystem mit Schnittstellen zur Personaleinsatzplanung oder Zeiterfassungssystem
- E-Zeugnis, zur Standardisierung von Zeugnissen und Steigerung der Effizienz
- E-Recruiting, zur Professionalisierung und Steigerung der Effizienz, inkl. Einhaltung des Datenschutzes und Vereinfachung der Stellenausschreibungen
- E-Dossiers, zur Professionalisierung und Steigerung der Effizienz, durch schnellen Zugriff der Vorgesetzte und Mitarbeitenden auf die Personaldossiers sowie platzsparend
Es empfiehlt sich von Beginn weg sich Gedanken über die Zielarchitektur der HR-Systeme zu machen, um Investitionen schrittweise und aufeinander abgestimmt angehen zu können.