Kosten- und Margenoptimierung in Spitälern und Kliniken

Die Häuser stehen vor vielen Herausforderungen, um ihre Kosten zu senken und ihre Margen zu erhöhen. Der Wettbewerb, der Kostendruck, die Qualitätsanforderungen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen erfordern eine ständige Anpassung und Optimierung der Prozesse, der Leistungen und der Ressourcen. Nachfolgend zeigen wir einige Ideen, wie Spitäler und Kliniken ihre Kosten- und Margenoptimierung systematisch und nachhaltig gestalten können

Portfolio-Analyse des stationärer Bereiches

Durch eine Portfolio-Analyse können die stationären Angebote eines Spitals nach ihrer strategischen Bedeutung und ihrer Wirtschaftlichkeit bewertet werden. Dabei werden die Angebote bspw. in vier Kategorien eingeteilt: Renner, Penner, Fragezeichen und Stars. Renner sind Angebote mit hoher Marge und hohem Marktanteil, die das Kerngeschäft des Hauses ausmachen. Penner sind Angebote mit niedriger Marge und niedrigem Marktanteil, die das Spital belasten. Fragezeichen sind Angebote mit niedriger Marge und hohem Marktanteil, die Potenzial haben, aber auch Risiken bergen. Stars sind Angebote mit hoher Marge und niedrigem Marktanteil, die Nischen besetzen und Wachstumschancen bieten.

Die Portfolio-Analyse hilft, die Stärken und Schwächen des stationären Bereichs zu erkennen und entsprechende Massnahmen abzuleiten. Zum Beispiel können Renner weiter ausgebaut und gefördert werden, um die Marktposition zu stärken. Penner können reduziert oder abgestossen werden, um Kosten zu sparen und Kapazitäten freizusetzen. Fragezeichen können genauer analysiert und optimiert werden, um die Marge zu verbessern oder den Marktanteil zu erhöhen. Stars können gezielt beworben und entwickelt werden, um neue Märkte zu erschliessen oder die Differenzierung zu erhöhen.

DB-Analyse im ambulanter Bereich

Die DB-Analyse zielt darauf aufzuzeigen, wie viel eine Leistung zum Decken der fixen Kosten und zum Erwirtschaften eines Gewinns beiträgt. Die DB-Analyse hilft, die Rentabilität der ambulanten Leistungen zu beurteilen und Optimierungsideen zu generieren. Zum Beispiel können folgende Massnahmen in Betracht gezogen werden:

  • Reduktion oder Ausbau der Sprechstunden, je nach Nachfrage und Auslastung
  • Optimierung der (planbaren) ambulanten Leistungen, z.B. durch bessere Terminplanung, kürzere Wartezeiten, höhere Qualität oder effizientere Abläufe
  • Prozessanalysen, z.B. durch Lean Management, um Verschwendung zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und die Patientenzufriedenheit zu erhöhen
  • Prüfung der vollständigen Leistungserfassung und Fakturierung, um Abrechnungsverluste zu vermeiden und den Erlös zu maximieren

Benchmarks für den Aussenvergleich

Mit einem Benchmark sind Vergleiche zu Dritten möglich. Ein Benchmark hilft, die Positionierung und die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Hauses zu beurteilen und Best Practices zu identifizieren und zu übernehmen. Mögliche Bereiche für Vergleiche sind:

  • Overhead-Funktionen, z.B. Verwaltung, IT, Einkauf oder Logistik, um die Effizienz und die Kostenstruktur zu verbessern
  • Medizinische Leistungen, z.B. Diagnostik, Therapie oder Pflege, um die Effizienz der Leistungserbringung zu vergleichen und verbessern

Personal-Bedarfsberechnungen

Mit Bedarfsberechnungen soll der optimale Stellenbedarf ermittelt werden. Dabei werden Faktoren wie die Anzahl und die Art der Patienten, die Anzahl und die Art der Leistungen, die Anforderungen an die Qualität und die Sicherheit, die gesetzlichen Vorgaben und die Arbeitszeitmodelle berücksichtigt. Die Personal-Bedarfsberechnungen helfen, den Personaleinsatz zu optimieren und zu steuern, um eine hohe Versorgungsqualität zu gewährleisten, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern und die Personalkosten zu senken. Damit verbunden sind folgende Ansätze:

  • Bedarfsorientierte Personalplanung, z.B. durch flexible Schichtmodelle, bedarfsgerechte Einstellungen oder gezielte Weiterbildungen
  • Personalcontrolling, z.B. durch regelmässige Überprüfung und Anpassung der Personalbedarfsberechnungen, Monitoring der Personalkennzahlen oder Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern
  • Personalentwicklung, z.B. durch Förderung der Kompetenzen, Motivation und Bindung der Mitarbeiter, Schaffung von Karriereperspektiven oder Anerkennung von Leistungen

Cockpit mit Führungsinformationen

Ein Cockpit mit Daten aus verschiedenen Quellen wie dem Rechnungswesen, dem Controlling, dem Qualitätsmanagement oder dem Patientenmanagement hilft, die aktuelle Situation und die Entwicklung der Klinik zu überblicken und zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Massnahmen zu initiieren und Erfolge zu kontrollieren. Zum Beispiel können folgende Inhalte in einem Cockpit mit Führungsinformationen dargestellt werden:

  • Finanzkennzahlen, z.B. Umsatz, Kosten, Marge, Cashflow oder Investitionen
  • Leistungskennzahlen, z.B. Fallzahlen, Belegung, Verweildauer, DRG-Mix oder Case-Mix-Index
  • Qualitätskennzahlen, z.B. Komplikationen, Infektionen, Reklamationen oder Zertifizierungen
  • Patientenkennzahlen, z.B. Patientenzufriedenheit, Patientenloyalität, Patientenempfehlungen oder Patientenbefragungen
  • Mitarbeiterkennzahlen, z.B. Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeiterkrankheitstage oder Mitarbeiterbefragungen

Je nach Situation und Fokus, empfiehlt sich den Fokus anzupassen. Weiter sind Cockpits stufengerecht mit relevanten Informationen zu versehen.

Fazit

Kosten- und Margenoptimierung in Spitälern und Kliniken ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe, die eine systematische und nachhaltige Vorgehensweise erfordert. Die genannte Auswahl an Instrumenten hilft, strukturiert an die Thematik heranzugehen und bestehende Ansätze und Modelle zu kritisch zu hinterfragen und damit auch neue Ideen und Impulse zur weiteren Verbesserung abzuleiten.

Keller Unternehmensberatung AG

Unsere Beraterinnen und Berater verfügen alle über eine qualifizierte Aus- und Weiterbildung sowie eigene Branchenerfahrung. Zahlreiche Projekte und Beratungsaufträge entwickeln unser Know-how und unsere Kompetenz kontinuierlich weiter. Wir verfolgen zudem die Entwicklungen der Branche, um frühzeitig neue Trends und Anforderungen aufnehmen zu können.

Qualität für unsere Kunden

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser oberstes Ziel. Wir legen Wert auf eine hohe Qualität unserer Beratungsleistungen und Produkte. Unsere Firma ist seit über 10 Jahren ISO-zertifiziert und arbeitet ständig daran, ihre Prozesse und Beratungsleistungen weiter zu verbessern.

Unternehmensstrategie systematisch gestalten

Die Erarbeitung einer nachhaltigen Strategie ist unabdingbar, wenn sich das Unternehmen nicht zufallsgetrieben entwickeln soll. Eine transparente Ausgangslage, ergänzt z.B. durch eine Einschätzung durch die VR- und GL-Mitglieder mit einer Online-Umfrage, bildet die Basis für die folgende kreative Entwicklungsarbeit.

Wirkungsvolle Unternehmenssteuerung

Die Etablierung eines zeitgemässen Budgetprozesses, der Aufbau eines etwas bewegendes Controllings und Reportings gehören zu den Basisinstrumenten der finanziellen Führung. Verschiedene anerkannte Instrumente, wie zum Beispiel REKOLE® bei den Spitälern und Kliniken, werden aber nach wie vor ungenügend genutzt. Warum?

Messen Sie sich mit den Besten

Die Keller Unternehmensberatung AG verfügt über vielfältige Erfahrungen im Benchmarking von Spitälern, Kliniken, Psychiatrien sowie Alters- und Pflegezentren. Die Benchmarks beinhalten vielfach umfassende Leistungs-, Kosten- und Ressourcenkennzahlen und erlauben, sich und seinen eigenen Betrieb sehr schnell zu positionieren. Mit HEBES Heim-Benchmarking Schweiz steht eine moderne Internet-Lösung zur Verfügung.

Machen Sie die Prozesse schlank und sicher

Die erfolgreiche Optimierung der Prozesse scheitert nicht an der Wahl der Managementmethode. Wichtiger sind: Engagement des Managements, Zielklarheit, verbindliche Verantwortlichkeiten, echte Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen, konstruktive Kooperation zwischen den Bereichen, eine gute Kommunikation, Einbezug der Betroffenen, professioneller Einsatz von Instrumenten zur Prozessanalyse und das konsequente Messen der Resultate.

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Mit einer Abstützung der ICT-Strategie auf die Unternehmensstrategie stellen Sie sicher, dass die Mittel wirkungsvoll und auf das Business ausgerichtet eingesetzt werden. Die Strategie legt den Grundstein für die zu realisierenden Weiterentwicklungen, neue Projekte oder Optimierung der Infrastruktur.

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Projekte sauber strukturiert abzuwickeln bedingt Erfahrungen im Projektmanagement. Voraus geht immer die Erarbeitung eines klaren, verbindlichen Projektauftrages (Projektcharter). Unsere Berater verfügen über hohe Kompetenzen im Projektmanagement und Projektcontrolling, nicht nur von ICT-Projekten.

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