Spitäler stehen vermehrt unter Druck, da Ressourcen insbesondere in Form von Finanzen und Personal limitiert sind. Meist wird daher über Projekte eine Verbesserungen der Effizienz und/oder Effektivität angestrebt. Jedoch dürfen die Herausforderungen im (Multi)projektmanagement nicht vernachlässigt werden: Neben der erfolgreichen Durchführung von Einzelprojekten muss des Weiteren die Planung, Kontrolle und Steuerung einer ganzen Projektlandschaft bewältigt werden.
Die Komplexität steigt dadurch, dass viele Projekte parallel und mit demselben Ressourcenpool durchgeführt werden. Zudem müssen die Projektkosten ins Budget passen, Prioritäten laufend angepasst und Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Die diversen parallellaufenden Projekte sorgen immer wieder für Überraschungen, woraus sich Terminverschiebungen, Ressourcenkonflikte, Kostensteigerungen oder Qualitätsabweichungen ergeben können.
Der wichtigste Erfolgsfaktor im Multiprojektmanagement ist somit, den Überblick mit einer zentralen Datenbasis («Single Source of Truth») zu behalten. Durch die Zentralisierung können Prioritäten in einem hektischen Umfeld richtig gesetzt und Kapazitäten strategisch geplant werden. Ein weiterer Mehrwert erfolgt durch eine einheitliche Methodik, die zur Vergleichbarkeit der Projekte führt. Somit kann Transparenz in Bezug auf Abhängigkeiten, Budgetplanung und Kostenverfolgung sichergestellt werden.
Ein zentrales Projektsteuerungstool steigert die Effizienz des Projektportfoliomanagements. Grundlegend sind aber insbesondere auch die Unterstützung des Top-Managements und die Involvierung der Mitarbeitenden. Neben vorgängigen strategischen Überlegungen bezüglich klarer Ziele sind klare Verantwortlichkeiten und Prozessstandards unabdinglich. Entsprechend empfiehlt sich zuerst Gedanken über die Abläufe und Rollen im und Erwartung an das (Multi)Projektmanagement zu tägigen, bevor toolbasiert Wege eingeschlagen werden.
