Im Rahmen diverser Beratungsmandate durften wir feststellen, dass verschiedenste Spitex-Organisationen knapp mit liquiden Mitteln ausgestattet und zum Teil auch in Liquiditätsengpässe geraten sind, die durch Dritte, insbesondere die Gemeinden, ausgeglichen werden mussten. Diese Entwicklung ist nicht überraschend.
Mittelfluss in der Spitex
Im Geldfluss gestalten sich Spitex-Organisationen relativ einfach: Die Zuflüsse resultieren hauptsächlich aus den Abrechnungen der erbrachten Leistungen, wobei in der Regel monatlich nach deren Erbringung abgerechnet wird, typischerweise mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. Für die Restkostenfinanzierung bestehen zum Teil unterschiedliche Regelungen (Vorauszahlung, quartalsweise Begleichung). Bei den Versicherungen bestehen im Falle von Rückweisungen Risiken einer Verzögerung in der Zahlung, abhängig von der beidseitigen Bearbeitungsgeschwindigkeit.
Im Abfluss von Mitteln treibend sind die Personalkosten. Diese machen typisch rund 85 % der Gesamt- kosten einer Spitex-Organisation aus, die übrigen 15 % verteilen sich schwerpunktmässig hauptsächlich auf Verwaltungskosten, Mieten und Kosten der Mobilität, welche eher fixer Natur sind.
Wachstum als Treiber für Liquiditätsengpässe
In der Schweiz sind die Leistungen bei den Spitex- Organisationen in den letzten Jahren im Schnitt um rund 6 % pro Jahr gewachsen, von 2023 auf 2024 gar um 10 %. Um das Wachstum stemmen zu können, muss die Organisation vorab Kapazitäten schaffen, das heisst, Personal einstellen. Auch bei perfekt abgestimmter Rekrutierung entlang des Bedarfs resultiert durch das Wachstum eine Reduktion der Liquidität, da die Löhne im Monat der Anstellung bzw. der Leistungserbringung zu begleichen sind und die erbrachten Leistungen mit einem Zeitversatz beglichen werden. Die Tabelle veranschaulicht die Konsequenz an einem vereinfachten Beispiel einer mittleren Organisation: Ohne Wachstum, können die rund 3 Millionen CHF Personalkosten durch die Einnahmen gedeckt werden, unterjährig wird Liquidität geschaffen, um Ende Jahr den 13. Monatslohn zu begleichen. Wenn die Organisation hingegen ein Wachstum von 6 % erfährt und den Personaleinsatz optimal plant, sind Kosten und Ertrag weiter ausgeglichen. Durch den zeitlichen Versatz der Einnahmen, sinkt aber die Liquidität und es entsteht eine Lücke im Umfang von ca. 1 % der Personalkosten.
Begrenzt auf ein Jahr, ist dies nicht viel. Bei einem stetigen Wachstum über mehrere Jahre, erhöht sich die Lücke aber deutlich. Die Organisation gelangt in eine Wachstumsfalle: Auch bei kostendeckenden Tarifen und einem ausgeglichenen Ergebnis kann sie in die Zahlungsunfähigkeit geraten.
Kostendeckungsprinzip als weiterer Risikofaktor Für die KLV-Leistungen, und damit die Mehrheit der Leistungen, gilt grundsätzlich das Kostendeckungsprinzip. Das heisst, Organisationen können eigentlich nur so viel einnehmen, wie sie Kosten haben. Die Herleitung der Tarife erfolgt typischerweise auf Basis von historischen Werten. Unvorhergesehene Entwicklungen belasten damit die Liquidität und werden – wenn überhaupt – nur zeitversetzt ausgeglichen. Der Fachkräftemangel mit erhöhter Fluktuation und stärkerem Lohndruck, führte in den letzten Jahren zum Teil zu tieferer Produktivität und vor allem einem Anstieg der Lohnkosten. Auslastungsschwankungen bringen zusätzliche Unsicherheitsfaktoren auf die Liquidität. Je unplanbarer das Geschäft wird, umso grössere Reserven sind nötig, um Schwankungen abdecken zu können.
Liquidität sichern
Grundsätzlich empfehlen sich Liquiditätsreserven im Umfang der Personalkosten von 2 bis 3 Monaten zu schaffen, um den Zeitversatz Einnahmen vs. Ausgaben sicher bewältigen zu können. Bei Systemumstellungen betriebsintern oder dann im Hinblick auf EFAS, bei welchen Verzögerungen in der Abrechnung nicht ausgeschlossen sind, empfiehlt es sich, weitere Reserven vorzusehen. Neben der Schaffung einer Sockelliquidität lohnt sich auch die Prüfung, ob mit den Restkostenfinanzieren Vorauszahlungen vereinbart werden können, insbesondere während einer stärkeren Wachstumsphase.
Daneben lohnt es sich, die Liquidität kontinuierlich zu überwachen, sowohl kurzfristig als auch im Kontext der mittelfristigen Entwicklung der Leistungen, Kosten und Erträge, um strategisch die Liquidität planen zu können.
