Die Keller Unternehmensberatung AG durfte im 2019 bei den beiden Institutionen Oase am Rhein AG in Eglisau und dem Seniorenzentrum Oase in Oetwil am See eine Tätigkeitserhebung begleiten. Im Herbst 2020 kamen noch zwei weitere Erhebungen in der Oase Effretikon und der Oase Rümlang dazu. Weitere Erhebungen im 2021 sind für die Oasen Wetzikon und Obergösgen in Planung.

Die Erhebung der Tätigkeiten erfolgte dabei mit Zentrums-eigenen oder gemieteten Mobiltelefonen. Gemietete Geräte sind funktional eingeschränkt auf die Tätigkeitserfassung, Funktionen wie beispielsweise die Kamera oder der Webbrowser sind gesperrt. Als Grundlage zur Erfassung der Tätigkeiten wird der Leistungskatalog der Koordinationsgruppe Langzeitpflege verwendet.

Die Tätigkeitserhebung in den Seniorenzentren der Oase wurde einerseits zur Erfüllung der Vorgaben der Kostenrechnung durchgeführt, andererseits, um im direkten Vergleich Optimierungen für die Betriebe innerhalb der Gruppe ableiten zu können.

Die Keller Unternehmensberatung begleitete die Erhebung zwecks Qualitätssicherung mit laufender Überprüfung der erfassten Daten auf Ausreisser und unplausible Zeitwerte. Weiter erfolgte ein Austausch zur Ableitung der Konsequenzen aus der Erhebung auf die Kostenrechnung und zur Ermittlung möglicher organisatorischen Optimierungen im Vergleich zwischen den Häusern.

Interview mit Vanessa Slongo, COO Oase Gruppe

Frau Slongo, wir haben unser Angebot zur Tätigkeitserhebung letztes Jahr gemeinsam mit der Firma 2BIT lanciert. Die Oase hat sich als einer der ersten Kunden dafür entschieden. Was war ausschlaggebend für den Entscheid?

Unser Unternehmen bietet Dienstleistungen im stationären und ambulanten Bereich an. Mit der Methode 2 Care werden die Dienstleistungen kategorisiert nachgewiesen. Uns war es wichtig, den technischen Partner von Anfang an im Projekt dabei und als Ansprechperson zur Verfügung zu haben. Denn das gesamte Unternehmen im Markt, die Mitarbeiter, die Kunden und unsere weiteren Stakeholder sind von einem technologischen Umfeld umgeben, dem wir im Zeitalter der Digitalisierung grosse Beachtung schenken.

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Tätigkeitserhebung?

Als erstes wollten wir eine umfassende Ist-Analyse der gesamten Tätigkeiten, die in unserem Unternehmen durch die Pflegenden erbracht werden. Das Ziel ist, danach die Optimierung der Prozesse entsprechend einer Soll-Analyse. Es handelt sich um Abläufe, die automatisiert oder vereinfacht werden sollen. Neue Instrumente fürs Controlling werden überprüft, damit die Nachhaltigkeit der Optimierungsmassnahmen sichergestellt werden kann. Ziel bleibt natürlich immer ein hervorragender Service.

Welche Erkenntnisse konnten Sie bereits aus den erfolgten Erhebungen, auch im Abgleich zwischen den Häusern, gewinnen?

Durch die Tätigkeitenerhebung kann nun viel differenzierter nachgewiesen und sichtbar gemacht werden, wie die Tätigkeiten der Pflegenden in verschiedenen Klassifikationen verteilt sind. So ist es uns möglich datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Nicht nur wertvolle Ergebnisse stehen uns zur Verfügung, sondern auch die Möglichkeit Prognosen zu erstellen, was bei strategischen Entscheidungen sehr hilfreich ist. Die Oase Gruppe zeigt in den Erhebungen als Konzeptunternehmen trotzdem Unterschiede zwischen den Häusern. Dies zeigt einerseits die Prioritäten, welche die Führungsperson am jeweiligem Standort setzt. Teilweise können wir die Abweichungen aber auch mit der unterschiedlichen räumlichen Infrastruktur plausibilisieren.

Die Oase Gruppe ist noch jung und wächst stark. Bei welchen Fragestellungen unterstützt Sie die Tätigkeitserhebung im Kontext Ihrer Wachstumsstrategie?

Die Oase Gruppe verpflichtet sich vertraglich zu Leistungen und es ist uns ein grosses Anliegen, diese in einer hohen Qualität zu erbringen. Die Auswertungen erlauben umfassende Benchmarks zwischen den Institutionen, welche wir im Aufbau neuer Standorte berücksichtigen werden. Optimierungsmassnahmen aus den Erhebungen können wir an neuen Standorten von Beginn an umsetzen.