Das Bürgerspital Basel ist ein anerkanntes sozial-medizinisches Unternehmen, dessen Kompetenz in der Betreuung von betagten Menschen, der Begleitung und beruflichen Integration von Menschen mit einer Behinderung sowie der medizinischen Rehabilitation liegt. Mit dem Projekt «BASilikum» hat das Bürgerspital ein grosses IT-Projekt erfolgreich realisiert, welches die historisch entstandene, vielfältige und zum Teil veraltete ICT-Landschaft nachhaltig bereinigt und konsolidiert hat. Mit «BASilikum» wurden zwei Kernsysteme eingeführt, welche zusammen rund 600 Benutzer in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.
Gestartet wurde das Projekt mit der Erarbeitung eines detaillierten Projektcharters, welcher im Herbst 2015 von der Geschäftsleitung genehmigt wurde. Dem Projektauftrag vorausgegangen war eine Diplomarbeit zur IT-Architektur- und Applikationsstrategie des Bürgerspitals, welche vom IT-Leiter des Bürgerspitals Basel, Thomas Graber, im Rahmen eines CAS-Studiums zusammen mit zwei Mitstudenten erstellt wurde. Zur Führung des Projektes wurde eine klassische Projektorganisation aufgebaut. Die insgesamt neun Teilprojekte wurden unter der Gesamtprojektleitung von Werner Keller, Keller Unternehmensberatung AG, zusammengefasst. Die Geschäftsleitung bildete den Projektsteuerungsausschuss.
Wichtige Ziele
Mit «BASilikum» hat sich das Bürgerspital einige grosse Ziele gesetzt:
- Die Kern-Funktionen (Klienten-Administration und -abrechnung, Rechnungswesen, HRM, Anlagen, Auftragsbearbeitung) der Enterprise-Resource- Planning-Lösung (ERP) sind als integrierte Lösung konzipiert.
- Adress- und Kontaktdaten aller Personen, Firmen und Institutionen, die in einer Beziehung zum Bürgerspital stehen, werden zentral gehalten und stehen allen Modulen des ERP-Systems sowie Drittapplikationen zur Verfügung.
- Sämtliche Rechnungsstellungen des Bürgerspitals erfolgen über die zentrale Rechnungswesen- Applikation. Das Bürgerspital ist in der Lage, mit sämtlichen Rechnungsempfängern (insbesondere Krankenkasse, IV, Kantone) nach den aktuellen Standards elektronisch abzurechnen.
- Für die Dokumentation der Eingliederungsmass – nahmen zur beruflichen Integration der Klienten in den ersten Arbeitsmarkt sowie die Begleitung und Förderung von Menschen mit einer IV-Rente wird ein spezialisiertes Fallführungsmodul oder eine spezialisierte Fallführungssoftware eingesetzt.
- Ein Cockpit als Management-Informationssystem stellt die relevanten Informationen bereit.
Die Einführung einer integrierten Lösung war für das Bürgerspital eine spürbare strategische Veränderung, wurden doch bisher viele Einzellösungen unter dezentraler Verantwortung betrieben.
Phasenweises Vorgehen
Um die Risiken des grossen Projektes gut kontrollieren zu können, hat sich die Projektleitung für klar abgegrenzte Projektphasen mit jeweils eigenständigen Beauftragungen der Anbieter entschieden. Dieses Vorgehen hielt alle Beteiligten dazu an, gute Phasenresultate zu erreichen, damit der Projektsteuerungsausschuss die nächste Phase freigab. Wären die Ziele nicht erreicht worden, hätte das Projekt am Ende jeder Phase ohne weitere rechtliche Auseinandersetzungen beendet werden können.
Dank dem grossen Engagement aller Projektbeteiligten ist es gelungen, den im Jahr 2015 erstellten Terminplan für jede Phase einzuhalten!
Realisierte Lösung
Das Bestreben des Bürgerspitals war, wenn immer möglich mit Standard-Software zu arbeiten und damit von den Erfahrungen von anderen Anwendern zu profitieren.
Der Evaluationsentscheid fiel auf die beiden Produkte ABACUS und e-Case.Net. ABACUS ist in Bezug auf die Führung der Personendaten (Adressen, CRM) das Mastersystem, wobei die Informationen über realisierte Schnittstellen zeitnahe ausgetauscht werden. Ebenso werden die Daten für die Rechnungsstellungen an die Kunden, Bewohnerinnen und Bewohner, Krankenkassen, Invalidenversicherung usw. über einen zentralen Fakturadruck und -versand-Prozess zusammengeführt. Als Cockpit ist AXView von Axept geplant.
Daneben waren 26 grössere und kleinere Schnittstellen zu den umliegenden Systemen wie z.B. Zeiterfassungssystem, Kassen-System oder dem Bürgerspital-eigenen Data-Warehouse zu realisieren.
Konsolidierung der IT-Landschaft, Aufbau Betriebsorganisation
Mit diesen drei Applikationen werden insgesamt 15 Altsysteme abgelöst! Das Ziel, die IT-Landschaft zu integrieren und aufzuräumen, ist damit sehr gut erreicht worden.
Als Folge der Umsetzung dieser integrierten, zentralen Applikationen musste auch die Verantwortung dafür neu geregelt werden. Mit einer Betriebsorganisation mit Prozessen für den Support (Ticket-System), einem Change-Board und zwei Applikationsmanagern hat sich die IT-Abteilung unter der Leitung von Thomas Graber auch auf diese Aufgabe bestens vorbereitet.
Abschluss eines erfolgreichen Projektes
Nachdem per Januar und April 2018 die Anwendungen produktiv gegangen sind, waren die ersten Wochen für die Anwender und das Projektteam erwartungsgemäss sehr intensiv, mussten doch Erfahrungen mit der neuen Umgebung gesammelt und viele Arbeiten aus dem Projekt fertiggestellt werden. Nach einigen Monaten Betrieb kann aber festgestellt werden, dass «BASili kum» erfolgreich und stabil funktioniert und sukzessive wieder mehr oder weniger «Normalzustand» herrscht. Der Projektabschluss von «BASilikum» erfolgt plan – mässig per Juni 2018.
Als eigenständiges Folge-Projekt wird das Cockpit als Management-Informationssystem konzipiert und aufgebaut, welches die nun vorhandenen Daten aus ABACUS, e-Case.Net und voraussichtlich weiteren Datenquellen aufbereiten wird.
