Im Rahmen der Prozessoptimierung startete die PDAG mehrere Projekte mit dem Ziel, die ambulanten und stationären Prozesse effizienter zu gestalten und die Ressourcen optimal einzusetzen. Neben einer Produktivitätsanalyse im ambulanten Bereich sollte die Anwendung und Interaktion in der IT und insbesondere die qualifikationsorientierte Ressourcenoptimierung im stationären Bereich mit berufsgruppenübergreifender Analyse des Skill- und Grademixes untersucht werden.
Weil in einer Reorganisation im Jahr 2015 die bestehenden Führungsstrukturen in eine Matrixorganisation überführt worden und die Pflege inklusive Fachtherapien und Sozialdienst in der Matrix seither als Querschnittfunktion organisiert sind, befasste sich die Pflege bereits seit längerem mit der NeukonzeptioN ihrer Rollen, Aufgaben und Kompetenzen sowie vor allem auch mit den Pflegeprozessen und dem Skill- und
Grademix. Zur Unterstützung dieses Prozesses in der Pflege wurde Keller Unternehmensberatung AG angefragt, eine Quick-Scan Analyse durchzuführen, die dann auf die anderen Berufsgruppen – Ärzte, Sozialdienst und Fachtherapeuten – erweitert wurde. Es wurden drei Stationen in die Analyse einbezogen.
Die Analyse wurde mit der Methode Quick-Scan durchgeführt, einer Methode, die von der Keller Unternehmensberatung AG und einer Partnerorganisation entwickelt und bereits in mehreren Spitälern und Kliniken erfolgreich durchgeführt worden ist.
Die Kombination aus Beobachtung mit Zeiterfassung, Interviews, Onlinebefragung zu den Analysebereichen
- Patientenorientierung
- Prozessmanagement und Standards
- Zusammenarbeit mit anderen Bereichen
- Servicequalität
- Arbeitsorganisation
- Skill- & Grade-Mix
erlaubt in kurzer Zeit die Situation systematisch zu erfassen, Optimierungspotential festzustellen und Handlungsfelde zu identifizieren.
Ursprünglich ist Quick-Scan für die Pflege konzipiert worden und soll die Pflegenden von Supportleistungen entlasten, die Konzentration auf den Pflegeprozess unterstützen und durch die Neukonzeption der Teamaufstellung in der Pflege die Erfüllung der Aufgaben rund um die Patienten gewährleisten. Zudem sollen alle unnötigen Arbeitsschritte abgebaut und Komplexität reduziert werden.
Für den Auftrag der PDAG wurde die Methodik um die Analyse der Tätigkeitsfelder der Ärzte und Psychologen sowie der Sozialarbeitenden, der Fachtherapeuten und das Zusammenspiel der vier Berufsgruppen erweitert.
Das Rahmenkonzept für die Analyse ist in Anlehnung an das Modell des Service Blueprint aufgebaut: der Patient im Zentrum, die Berufsgruppen koordinieren ihre Aktivitäten um und mit den Patienten
Datenerfassung
Auf allen drei Stationen fanden die folgenden Datenerfassungen
statt:
- Beobachtungen und zeitgenaue Erfassung der Tätigkeiten von zwei Pflegenden und zwei Ärzten/Psychologen
- Onlineumfrage, an der sich alle Teammitglieder zu
- den Analysebereichen äussern konntenInterviews mit den Ärzten/Psychologen, den
- Pflegenden sowie mit den Fachtherapeuten und
- den Sozialarbeiterinnen der Station
- Interviews mit den Führungsverantwortlichen dervier Berufsgruppen
- Dokumentenstudium
Datenauswertung
Eine Herausforderung war, die grosse Datenmenge so zu verdichten, dass sowohl für den Betrieb als Ganzes als auch für die einzelnen Berufsgruppen schlüssige Handlungsempfehlungen resultierten. Die Analyse der Daten hat fünf Handlungsfelder ergeben, unter anderem zeigte sich Handlungsbedarf bei den Schnittstellen zwischen den Berufsgruppen, bei der Abstimmung von Struktur- und Prozessorganisation und bei der Unterstützung der Arbeitsprozesse durch die IT-Systeme.
