Die spitäler fmi ag betreibt am Standort Interlaken eine Intensivstation mit acht Intensivplätzen. Bis anhin wurden sämtliche Behandlungs- und Leistungsdaten auf Papier geführt. Innerhalb von sechs Monaten (von der Kick-Off-Sitzung bis zum Produktivstart) wurde das PDMS-System IPS aufgebaut, eingeführt und wird seit 6.11.2012 produktiv betrieben. Damit stehen lückenlos sämtliche Monitor-, Labor- und Therapiedaten als optimale Unterstützung der Behandlung zur Verfügung. Ebenso alle Leistungsdaten als Basis für die Übergabe an das Abrechnungs- und Codiersystem.
Die Evaluation des PDMS-Systems IPS (Patienten Data Management System Intensiv Pflege Station) konnte mit der Vergabe am 24.02.2012 abgeschlossen werden. Das Einführungsprojekt wurde am 21.05.2012 mit einer internen Startsitzung in Angriff genommen, mit dem ehrgeizigen Plan, die Produktivsetzung im September 2012 durchführen zu können. Für den Aufbau (Parametrisierung, Konfigurierung) der Applikation wurden drei Mitarbeiter aus den Bereichen Anästhesie und IPS (1 MA Arztdienst, 2 MA Pflegedienst) beauftragt. Diese Mitarbeiter übernehmen in der Betriebsphase auch die Funktion des Applikationsverantwortlichen bzw. der Systemadministratoren.
Die Ressourcen für die Parametrisierung des Systems konnten wie geplant für den Monat Juli bereitgestellt werden. Während der Aufbauphase musste jedoch eingestanden werden, dass der Produktivstart-Termin zu ehrgeizig gesetzt wurde und doch mehr Zeit für den Aufbau, für die Tests und die spezifische Weiterentwicklung des Codiermoduls benötigt wurde.
In Absprache mit der Projektsteuerung wurde deshalb die Planung angepasst, um genügend Zeit für die Bereinigung der Abläufe, Tests der Einstellungen und Funktionen der Applikation zu haben. Die Key-und Enduserschulungen wurden daher im Oktober statt August durchgeführt und nach den Schulungen wurden bereits parallel zur Papierakte echte Behandlungsdaten in der elektronischen IPS-Kurve erfasst. Das Monitoring-System lieferte ebenfalls bereits Echtdaten ab den angeschlossenen Überwachungsgeräten sowie das Labor und die Radiologie die Laborresultate und die Radiologiebefunde via HL7-Schnittstelle. Auf dieser Basis konnten gründliche Tests durchgeführt werden und die Freigabe zum Produktivstart (Go Live) konnte, wie im zweiten Planungsdurchgang festgelegt, per 6.11.2012 termingerecht erfolgen.
Der Produktivstart verlief ruhig und praktisch reibungslos. Innerhalb von sechs Monaten wurde das PDMS-System installiert, konfiguriert, getestet, geschult und dem Produktivbetrieb übergeben. Folgender Funktionsumfang steht seit dem Produktivstart zur Verfügung:
- Kernfunktion PDMS-IPS-Applikation mit allen Daten ab dem Monitorsystem, IPS-Kurve, Stationsübersicht, papierlose Dokumentation Behandlungsdaten, Pflegeberichte etc.
- Fallbezogene, spezifische Ansicht mit Summierung der wichtigsten Daten für die Codierung (Neuentwicklung), kontextsensitiv aufrufbar aus der KIS-Lösung
- Schnittstellen Patienten- und Falldaten, Laborresultate und Radiologiebefunde, Medikamentenkatalog
- Leistungs- und Statistikdaten
Folgende Funktionen werden in einer 2. Etappe bis spätestens 1. Quartal 2013 eingeführt:
- Schnittstelle Leistungsdaten und Codierungsdaten ans Abrechnungs- bzw. Codiersystem
- Schnittstelle Berichtsdaten (PDF) ans KIS (z.B. Pflegebericht)
- Unidirektionale Schnittstelle KIS • PDMS (Diagnosen, CAVE, Allergien etc.)
- Bidirektionale Schnittstelle KIS/PDMS (Medikamentenverordnung)
Schon zwei Tage nach dem gelungenen Start konnte mit Stolz auf das bereits Erreichte und den erfolgreichen Start angestossen werden!
Der Berater der Keller Unternehmensberatung konnte das Projektteam der spitäler fmi ag sowohl in den Phase Evaluation als auch in der Phase Einführung als externer Projektleiter unterstützen.
