Optimierung der Datenflüsse und Datenhaltung Medikamente in der Psychiatrie Baselland

Die Psychiatrie Baselland hat in einem Projekt ein umfassendes Redesign der Medikamentenprozesse umgesetzt mit dem Ziel, eine vollständige, korrekte und zuverlässige Erfassung und Verrechnung der Medikamente zu erreichen. Die Schnittstellen über verschiedene Systemwelten bildeten dabei besondere Herausforderungen.

In den letzten Jahren wurden die Vorgaben und Detaillierungsanforderungen rund um die Abgabe von Medikamenten zunehmend ausgebaut:

• REKOLE fordert die fallbezogene Abbildung der Medikamentenkosten für alle Medikamente, die pro Fall einen Gegenwert von CHF 200 überschreiten. Seit 1.1.2020 wird dies mit REK-Entscheid 19_001 auch explizit für Psychiatrien und Rehakliniken gefordert.

• In der medizinischen Statistik sind, insbesondere seit der Einführung von TARPSY, eine jährlich durch SwissDRG aktualisierte Liste von Medikamenten und Substanzen fallbezogen zu erfassen. Einen Teil davon, die hochteuren Medikamente, können bei Erfassung über die vereinbarten Tarife hinaus separat abgerechnet werden. Hierzu sind Angaben wie kumulierte Mengen und Verabreichungsformen je Fall nachzuweisen.

• Die im Einkauf ausgehandelten Rabatte müssen neu weitergegeben werden. Im stationären Bereich erfolgt dies durch die Tariflogik automatisch. Im ambulanten Bereich hingegen erfolgte die Verrechnung bis anhin bei vielen Medikamenten schweizweit zu den gleichen Standardpreisen. Neu ist zu prüfen, ob allfällige beim Einkauf erzielte Rabatte, weiterzugeben sind. Um dies beurteilen zu können, braucht es Klarheit über erzielte Preise und Mengen.

Die Psychiatrie Baselland hat sich aus diesen Gründen entschieden, die Stammdaten und Prozesse rund um die Medikamente zu optimieren. Untenstehendes Schaubild zeigt die vom Projekt betroffenen Systeme und Informationsflüsse:

Vor dem Projektstart waren das Bestellwesen und der Prozess von der Verordnung bis zur Faktura entkoppelt. Die Medikamente mussten dadurch mehrfach händisch angelegt und relevante Stammdatensätze wie beispielsweise die Preise laufend an verschiedenen Stellen gepflegt werden.

Primäres Projektziel war daher die Erarbeitung eines «Masters» für den Medikamentenstamm, in welchem zentral alle relevanten Informationen zu den Medikamenten gepflegt werden oder über Schnittstellen vom Lieferanten und von externen Indizes automatisch eingelesen werden können. Weiter sollen die Daten in den Prozessen von Verordnung bis zur Faktura wie auch im Bestellwesen möglichst automatisiert zur Verfügung gestellt werden. So konnten diverse Verbesserungen erzielt werden:

• Die Kataloge im KIS können einfacher aktualisiert werden. Damit erfolgt eine Vereinheitlichung der Kataloge bei der Verordnung im KIS und bei der Bestellung im ERP. Fehlverordnungen oder -bestellungen können reduziert werden, Packungsgrössen und Präparat sind besser harmonisiert, wodurch weniger Rückfragen resultieren.

• Der Aufwand zur Pflege von Preisen im Bestellwesen und bei der Fakturierung wird reduziert.

• Bestellwesen, Verordnung und Verabreichung, Faktura, Kostenrechnung und Statistiken nutzen eine einheitliche Datenbasis, wodurch datentechnische Abstimmungen vereinfacht werden.

Durch die höhere Integration resultieren auch für die Pflege der Kataloge Vorteile. Beispielsweise kann nun proaktiver geprüft werden, welche Medikamente ausser Handel gelangen. Es ist ersichtlich, welche Mengen davon verabreicht wurden oder ob bereits Alternativen mit gleichem Wirkstoff im Hauskatalog geführt werden. Zudem können Generika und Originalpräparate, zusammen mit den jeweiligen Preisen, identifiziert werden, so dass ein kostenbewusstes Management der Medikamente unterstützt wird, was nicht zuletzt den Patientinnen und Patienten zu Gute kommt.

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Erfahrungen aus dem Projektteam

Das Projekt wurde durch ein interdisziplinäres Team begleitet. Projektteammitglieder erläutern, welche Verbesserungendurch das Redesign erzielt werden konnten:

Marko Celic, Leiter Controlling

«Durch das Projekt konnte eine wesentliche Verbesserung der Datenqualität in der Kostenrechnung erreicht werden. Kosten und Erlöse der Medikamente werden den einzelnen Kostenträgern (Patientenfälle) bzw. Kostenstellen verursachungsgerecht zugeordnet. Dies bildet die Grundlage für verbesserte Analysemöglichkeiten hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit einzelner Kostenträger und Medikamente. Die sehr komplexen Werteflüsse und teilweise entkoppelten Prozessschritte wurden durch das Projektteam vereinheitlicht und sehr gut strukturiert.»

 

Albert Habegger, Leiter Patientenadministration

«Die Psychiatrie Baselland hat in mehreren Anläufen versucht, die Datenflüsse und Datenqualität der Medikamente zu optimieren. Aufgrund der Komplexität und der Kapazitäten sind die Versuche immer wieder gescheitert. Dank der externen und fundierten Projektleitung durch Simon Keller konnten die Projektziele mit den vielfältigen Ansprüchen innerhalb des Psychiatrie Baselland erfolgreich umgesetzt werden. Der Grundstein für künftige Weiterentwicklungen ist gelegt.»

 

Simon Keller, Co-Projektleiter,
Keller Unternehmensberatung AG

«Das Verständnis über die Prozesse rund um die Medikamente konnte durch das interdisziplinäre Projektteam breiter im Unternehmen abgestützt werden. Neben den technischen Verbesserungen besteht nun die Basis, um die Prozess organisatorisch wie auch die Medikamentenkataloge inhaltlich einfacher kontinuierlich pflegen und weiterentwickeln zu können.»

 

Dr. Lienhard Maeck, Co-Projektleiter und Chefarzt Zentrum für Krisenintervention

«Ein verbindlicher, stets auf aktuellem Stand befindlicher Medikamentenkatalog erleichtert imKIS Verordnungen, die prioritär die «Hausliste» berücksichtigen. Die Häufigkeit von Bestellungen unterschiedlicher, aber wirkstoffgleicher Präparate kann damit markant reduziert werden.»

 

Keller Unternehmensberatung AG

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Die Erarbeitung einer nachhaltigen Strategie ist unabdingbar, wenn sich das Unternehmen nicht zufallsgetrieben entwickeln soll. Eine transparente Ausgangslage, ergänzt z.B. durch eine Einschätzung durch die VR- und GL-Mitglieder mit einer Online-Umfrage, bildet die Basis für die folgende kreative Entwicklungsarbeit.

Wirkungsvolle Unternehmenssteuerung

Die Etablierung eines zeitgemässen Budgetprozesses, der Aufbau eines etwas bewegendes Controllings und Reportings gehören zu den Basisinstrumenten der finanziellen Führung. Verschiedene anerkannte Instrumente, wie zum Beispiel REKOLE® bei den Spitälern und Kliniken, werden aber nach wie vor ungenügend genutzt. Warum?

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Mit einer Abstützung der ICT-Strategie auf die Unternehmensstrategie stellen Sie sicher, dass die Mittel wirkungsvoll und auf das Business ausgerichtet eingesetzt werden. Die Strategie legt den Grundstein für die zu realisierenden Weiterentwicklungen, neue Projekte oder Optimierung der Infrastruktur.

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