Die Psychiatrie Baselland hat in einem Projekt ein umfassendes Redesign der Medikamentenprozesse umgesetzt mit dem Ziel, eine vollständige, korrekte und zuverlässige Erfassung und Verrechnung der Medikamente zu erreichen. Die Schnittstellen über verschiedene Systemwelten bildeten dabei besondere Herausforderungen.
In den letzten Jahren wurden die Vorgaben und Detaillierungsanforderungen rund um die Abgabe von Medikamenten zunehmend ausgebaut:
• REKOLE fordert die fallbezogene Abbildung der Medikamentenkosten für alle Medikamente, die pro Fall einen Gegenwert von CHF 200 überschreiten. Seit 1.1.2020 wird dies mit REK-Entscheid 19_001 auch explizit für Psychiatrien und Rehakliniken gefordert.
• In der medizinischen Statistik sind, insbesondere seit der Einführung von TARPSY, eine jährlich durch SwissDRG aktualisierte Liste von Medikamenten und Substanzen fallbezogen zu erfassen. Einen Teil davon, die hochteuren Medikamente, können bei Erfassung über die vereinbarten Tarife hinaus separat abgerechnet werden. Hierzu sind Angaben wie kumulierte Mengen und Verabreichungsformen je Fall nachzuweisen.
• Die im Einkauf ausgehandelten Rabatte müssen neu weitergegeben werden. Im stationären Bereich erfolgt dies durch die Tariflogik automatisch. Im ambulanten Bereich hingegen erfolgte die Verrechnung bis anhin bei vielen Medikamenten schweizweit zu den gleichen Standardpreisen. Neu ist zu prüfen, ob allfällige beim Einkauf erzielte Rabatte, weiterzugeben sind. Um dies beurteilen zu können, braucht es Klarheit über erzielte Preise und Mengen.
Die Psychiatrie Baselland hat sich aus diesen Gründen entschieden, die Stammdaten und Prozesse rund um die Medikamente zu optimieren. Untenstehendes Schaubild zeigt die vom Projekt betroffenen Systeme und Informationsflüsse:

Vor dem Projektstart waren das Bestellwesen und der Prozess von der Verordnung bis zur Faktura entkoppelt. Die Medikamente mussten dadurch mehrfach händisch angelegt und relevante Stammdatensätze wie beispielsweise die Preise laufend an verschiedenen Stellen gepflegt werden.
Primäres Projektziel war daher die Erarbeitung eines «Masters» für den Medikamentenstamm, in welchem zentral alle relevanten Informationen zu den Medikamenten gepflegt werden oder über Schnittstellen vom Lieferanten und von externen Indizes automatisch eingelesen werden können. Weiter sollen die Daten in den Prozessen von Verordnung bis zur Faktura wie auch im Bestellwesen möglichst automatisiert zur Verfügung gestellt werden. So konnten diverse Verbesserungen erzielt werden:
• Die Kataloge im KIS können einfacher aktualisiert werden. Damit erfolgt eine Vereinheitlichung der Kataloge bei der Verordnung im KIS und bei der Bestellung im ERP. Fehlverordnungen oder -bestellungen können reduziert werden, Packungsgrössen und Präparat sind besser harmonisiert, wodurch weniger Rückfragen resultieren.
• Der Aufwand zur Pflege von Preisen im Bestellwesen und bei der Fakturierung wird reduziert.
• Bestellwesen, Verordnung und Verabreichung, Faktura, Kostenrechnung und Statistiken nutzen eine einheitliche Datenbasis, wodurch datentechnische Abstimmungen vereinfacht werden.
Durch die höhere Integration resultieren auch für die Pflege der Kataloge Vorteile. Beispielsweise kann nun proaktiver geprüft werden, welche Medikamente ausser Handel gelangen. Es ist ersichtlich, welche Mengen davon verabreicht wurden oder ob bereits Alternativen mit gleichem Wirkstoff im Hauskatalog geführt werden. Zudem können Generika und Originalpräparate, zusammen mit den jeweiligen Preisen, identifiziert werden, so dass ein kostenbewusstes Management der Medikamente unterstützt wird, was nicht zuletzt den Patientinnen und Patienten zu Gute kommt.