Das Regionale Arbeitszentrum (RAZ) in Herzogenbuchsee hat in den Jahren 2018/2019 grosse Veränderungen in die Wege geleitet. Neu organisieren sich in vielen Themen die Teams selbständig. In einem Projekt wurden die organisatorischen Änderungen auch in der Prozessdokumentation reflektiert und hierbei auch Potentiale an den Schnittstellen aufgenommen.
Durch die Reorganisation in weitestgehend selbstorganisierte Teams entlang der Schwerpunkte Wohnen, Arbeiten und Produktion konnte beim RAZ eine Führungsebene abgebaut und den jeweiligen Teams mehr Verantwortung übertragen werden. Um den Wechsel in die neue Organisation zu festigen, wurde eine systematische Prozessaufnahme angestossen. In Besprechungen mit den rund 15 Teamleitungen wurden die jeweiligen Abläufe besprochen, Lücken innerhalb wie auch zu den Schnittstellen geklärt und Optimierungspotentiale systematisch aufgenommen. Die Erkenntnisse wurden in einem gemeinsam erarbeiteten Prozessmodell dokumentiert. Gestärkt wurde dabei auch das Prozessverständnis in den Kernprozessen, d.h. in den Aktivitäten von der Akquisition über die Leistungserbringung bis zur Verrechnung.

Im Rahmen des Projektes konnten auch regelmässige Besprechungsgefässe in unterschiedlichen Team-Konstellationen definiert und neu aufgesetzt werden, um den Informationsfluss zwischen den Teams sicherzustellen. Darin als festes Traktandum eingebettet wurde auch das Prozessmanagement im Sinne der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesse und Zusammenarbeit.
Als Nebenprodukt konnte die resultierende Dokumentation als Grundlage für die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 verwendet werden.