Prozessaufnahme nach Neuorganisation in selbstorganisierte Teams

Das Regionale Arbeitszentrum (RAZ) in Herzogenbuchsee hat in den Jahren 2018/2019 grosse Veränderungen in die Wege geleitet. Neu organisieren sich in vielen Themen die Teams selbständig. In einem Projekt wurden die organisatorischen Änderungen auch in der Prozessdokumentation reflektiert und hierbei auch Potentiale an den Schnittstellen aufgenommen.

Durch die Reorganisation in weitestgehend selbstorganisierte Teams entlang der Schwerpunkte Wohnen, Arbeiten und Produktion konnte beim RAZ eine Führungsebene abgebaut und den jeweiligen Teams mehr Verantwortung übertragen werden. Um den Wechsel in die neue Organisation zu festigen, wurde eine systematische Prozessaufnahme angestossen. In Besprechungen mit den rund 15 Teamleitungen wurden die jeweiligen Abläufe besprochen, Lücken innerhalb wie auch zu den Schnittstellen geklärt und Optimierungspotentiale systematisch aufgenommen. Die Erkenntnisse wurden in einem gemeinsam erarbeiteten Prozessmodell dokumentiert. Gestärkt wurde dabei auch das Prozessverständnis in den Kernprozessen, d.h. in den Aktivitäten von der Akquisition über die Leistungserbringung bis zur Verrechnung.

Im Rahmen des Projektes konnten auch regelmässige Besprechungsgefässe in unterschiedlichen Team-Konstellationen definiert und neu aufgesetzt werden, um den Informationsfluss zwischen den Teams sicherzustellen. Darin als festes Traktandum eingebettet wurde auch das Prozessmanagement im Sinne der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesse und Zusammenarbeit.
Als Nebenprodukt konnte die resultierende Dokumentation als Grundlage für die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 verwendet werden.

3 Fragen an Simon Fasel, Leiter Unternehmensentwicklung sowie
Co-Projektleiter RAZ in der Prozessaufnahme

Was waren im Projekt die aus Ihrer Sicht grössten Herausforderungen?
Durch die vorausgegangene Neuorganisation ging auch ein Teil Knowhow verloren. Die Schwierigkeit war, bei der Projektinitialisierung ein gutes Bild zu erhalten. Diverse Dokumente waren nicht mehr vorhanden und bei anderen war es schwierig herauszufinden welche Version jetzt gilt.

Worauf empfehlen Sie einem Unternehmen, welches ein ähnliches Projekt anstrebt, besonderes Augenmerk zu legen?
Bei uns war von Anfang an klar, dass wir die Prozesse für uns aufnehmen. Der Mehrwert von gut funktionieren-den Prozessen wurde dem Projektteam bereits am Kick-off klar kommuniziert. Aus meiner Sicht ist dies bei ähnlichen Projekten wichtig. Weiter haben wir erst im Rahmen der Prozessaufnahme die Detailgenauigkeit der Prozesse definiert. Der Reifegrad der Prozesse wird so wiedergegeben. Aus der Retroperspektive betrachtet, war das gewählte Vorgehen gut.

Wie geht es nun mit dem Thema bei Ihnen weiter?
Die Prozessaufnahme war erst der Anfang. Wichtig ist, dass es nun weitergeht und die Prozesse umgesetzt und gelebt werden. In der Jahresplanung 2022 sind die neu geschaffenen Besprechungsgefässe fix eingeplant. Diese stellen die Basis für eines aktiven Prozessmanagements und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess dar.

Das Regionale Arbeitszentrum (RAZ) Herzogenbuchsee Das RAZ ist so vielfältig wie die Menschen, die es zu dem machen, was es ist: ein attraktiver Arbeitgeber, ein zuverlässiger Partner für Unternehmen und nicht zuletzt ein Zuhause. Als moderner KMU-Betrieb mit Produkten in den Bereichen Metallbearbeitung, Montage und Verpackung, Pharma, Kreativ-Atelier bietet das RAZ eine Vielzahl an Dienstleistungen an. Im Wohnheim mit 61 Plätzen werden erwachsene Menschen mit Beeinträchtigung begleitet. Weiter werden attraktive und abwechslungsreiche geschützte Arbeitsplätze sowie Lösungen zur beruflichen Integration angeboten.

 www.raz-stiftung.ch

Keller Unternehmensberatung AG

Unsere Beraterinnen und Berater verfügen alle über eine qualifizierte Aus- und Weiterbildung sowie eigene Branchenerfahrung. Zahlreiche Projekte und Beratungsaufträge entwickeln unser Know-how und unsere Kompetenz kontinuierlich weiter. Wir verfolgen zudem die Entwicklungen der Branche, um frühzeitig neue Trends und Anforderungen aufnehmen zu können.

Qualität für unsere Kunden

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser oberstes Ziel. Wir legen Wert auf eine hohe Qualität unserer Beratungsleistungen und Produkte. Unsere Firma ist seit über 10 Jahren ISO-zertifiziert und arbeitet ständig daran, ihre Prozesse und Beratungsleistungen weiter zu verbessern.

Unternehmensstrategie systematisch gestalten

Die Erarbeitung einer nachhaltigen Strategie ist unabdingbar, wenn sich das Unternehmen nicht zufallsgetrieben entwickeln soll. Eine transparente Ausgangslage, ergänzt z.B. durch eine Einschätzung durch die VR- und GL-Mitglieder mit einer Online-Umfrage, bildet die Basis für die folgende kreative Entwicklungsarbeit.

Wirkungsvolle Unternehmenssteuerung

Die Etablierung eines zeitgemässen Budgetprozesses, der Aufbau eines etwas bewegendes Controllings und Reportings gehören zu den Basisinstrumenten der finanziellen Führung. Verschiedene anerkannte Instrumente, wie zum Beispiel REKOLE® bei den Spitälern und Kliniken, werden aber nach wie vor ungenügend genutzt. Warum?

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Machen Sie die Prozesse schlank und sicher

Die erfolgreiche Optimierung der Prozesse scheitert nicht an der Wahl der Managementmethode. Wichtiger sind: Engagement des Managements, Zielklarheit, verbindliche Verantwortlichkeiten, echte Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen, konstruktive Kooperation zwischen den Bereichen, eine gute Kommunikation, Einbezug der Betroffenen, professioneller Einsatz von Instrumenten zur Prozessanalyse und das konsequente Messen der Resultate.

ICT-Strategie entwickeln und umsetzen

Mit einer Abstützung der ICT-Strategie auf die Unternehmensstrategie stellen Sie sicher, dass die Mittel wirkungsvoll und auf das Business ausgerichtet eingesetzt werden. Die Strategie legt den Grundstein für die zu realisierenden Weiterentwicklungen, neue Projekte oder Optimierung der Infrastruktur.

Projekt- und Projektportfolio-Management

Projekte sauber strukturiert abzuwickeln bedingt Erfahrungen im Projektmanagement. Voraus geht immer die Erarbeitung eines klaren, verbindlichen Projektauftrages (Projektcharter). Unsere Berater verfügen über hohe Kompetenzen im Projektmanagement und Projektcontrolling, nicht nur von ICT-Projekten.

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