Validierung des Stellenbedarfs mittels Stellenplananalyse

Das Personal ist in Langzeitinstitutionen der grösste Kostenfaktor, der Bereich Pflege und Betreuung ist speziell personalintensiv. Schwankende Bettenauslastung und sich stetig verändernde Einstufungen der Pflege-Intensität der Bewohnenden sind schwierige Rahmenbedingungen. Eine konsequente Ressourcenplanung und ein optimaler Personaleinsatz sind Grundlagen für eine gesunde Finanzsituation, zufriedene Mitarbeitende und Bewohnende.

Die Ermittlung des adäquaten Stellenbedarfs ist eine Dauerherausforderung in Alters- und Pflegezentren. Einige Kantone bieten Vorlagen an, um Mindest- oder Richtstellenpläne zu berechnen, diese gehen in der Regel aber nicht auf betriebsspezifische Rahmenbedingungen ein. Die Keller Unternehmensberatung AG hat ein Stellenplantool entwickelt, welches die Planung und Analyse des Stellenbedarfs angepasst auf das jeweilige Haus ermöglicht. Ein wesentlicher Punkt hierbei ist, dass die Planung nicht auf Ebene Gesamtbetrieb erfolgt, sondern je Abteilung sowie unter Berücksichtigung der Stabsstellen und dabei die Planungsparameter auf die Besonderheiten der einzelnen Abteilungen angepasst werden können, wie zum Beispiel Anzahl Betten, BESA-Stufe, etc.. Die Keller Unternehmensberatung AG durfte das Haus Tabea in Horgen mit dem Tool bei der Beurteilung und Analyse ihres Stellenbedarfs in der Pflege begleiten.

Stellenbedarf und Einflussfaktoren

Vor der eigentlichen Berechnung wurden Basisdaten zur Institution erfasst wie z.B. Höhe der Fluktuation, Absenzentage und Arbeitsstunden. Im Weiteren wurde der Tätigkeitenmix für die Pflege inklusive Strukturzeit (bspw. für die Organisation und Planung) diskutiert und in verschiedenen Szenarien abgebildet. Der Schwerpunkt lag insbesondere in der Abschätzung des Soll-Umfang der Leistungen für Tätigkeiten der Pflege im Bereich Pension und Betreuung, welche nicht durch die BESA- oder RAI-Systeme abgedeckt werden und in Abhängigkeit zum Schwerpunkt der Abteilung und deren Organisation variieren können.

Organisation Ausbildung und BESA-Verantwortlichkeiten

Als weiteres Thema analysiert und besprochen wurden Varianten der organisatorischen Einbettung der Berufsbildner:innen und BESA-Verantwortlichen. Vor- und Nachteile von zentraleren und dezentraleren Modellen inkl. Auswirkungen auf Stellenbedarf, Qualität und Stellvertretungsmöglichkeiten wurden diskutiert.

Sensitivitäten
Für das Haus Tabea lieferte die Analyse eine solide und wertvolle Grundlage für die Budgetierung und zeigte auch auf, welche Parameter sich wesentlich und welche sich weniger stark auf den Stellenbedarf auswirken. Weiter konnte die interne Planung und Steuerung des Stellenbedarfs und die damit verbundene Rekrutierungsaktivitäten sowie die Aus- und Weiterbildungsmassnahmen versachlicht werden.

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Interview mit Markus Buck, Gesamtleiter Haus Tabea

Aus welchen Gründen haben Sie sich für eine externe Stellenplananalyse entschieden?
Das Haus Tabea befindet sich, wie die gesamte Branche, in einem dynamischen Transformationsprozess. Vor drei Jahren haben die Geschäftsleitung und der Stiftungsrat gemeinsam eine umfassende Analyse der Strategie vorgenommen und sich für ein fokussiertes und zielgruppenorientiertes Pflege- und Betreuungsangebot entschieden mit gleichzeitigem Aufbau und Betrieb eines Kompetenzzentrums für Alterspsychiatrie, mit einem stationären und einem ambulanten Bereich.
Diese Weiterentwicklung des Pflege- und Betreuungsangebotes hat grundsätzliche Auswirkungen auf die gesamte Organisation, insbesondere jedoch auf den Bereich Pflege und Betreuung.
Mit der externen Stellenplananalyse wollten wir unsere eigenen Annahmen und Berechnungen in Bezug auf Stellenpläne und die damit verbundenen Rekrutierungsmassnahmen sowie die Auswirkungen auf Budget und Kosten durch ein professionelles und neutrales Unternehmen validieren.

Was war für Sie der primäre Nutzen und Erkenntnisgewinn aus der Analyse?
Eine wichtige Erkenntnis war, dass es sehr anspruchsvoll ist, das aktuelle dynamische Umfeld wie im Bereich Pflege und Betreuung in einem Modell abzubilden, das auch in der Lage ist, die Dynamik, die Variablen und Unbekannten realitätsnah abzubilden.
Der primäre Nutzen der Resultate der externen Analyse war eine Validierung bzw. Bestätigung unserer eigenen Annahmen und Berechnungen. Im Weiteren profitierten wir von äusserst wertvollem zusätzlichen Input zu weiteren Themen wie Alternativen zu aktuellen funktionalen Strukturen sowie organisatorischer Einbettung von Spezialfunktionen wie den BESA-Verantwortlichen oder den Berufsbildnern.
Die Resultate sind ein wertvoller Mehrwert und bilden die Basis für sachlichere Diskussionen im Zusammenhang mit dem Budgetprozess, der Stellenplanung und den damit verbundenen Rekrutierungsaktivitäten sowie Aus- und Weiterbildungsmassnahmen.

Die Analyse ist abgeschlossen, wie geht es nun mit dem Thema bei Ihnen weiter?
Wie oben erwähnt, sind die Resultate in verschiedene Führungs- und Budgetprozesse eingeflossen. In einem nächsten Schritt gilt es, die Auswirkungen dieses Inputs laufend im täglichen Betrieb und mit den Monats- oder Quartalszahlen zu validieren, zu überwachen und, sofern notwendig, sofort die notwendigen Korrekturmassnahmen in die Wege zu leiten. Gleichzeitig sollen mit diesen Erkenntnissen auch das angewandte Modell des Stellenplantools überprüft und, wo notwendig, angepasst und damit realitätsnah weiterentwickelt werden.

 

Alterszentrum Haus Tabea in Horgen – ankommen, sich willkommen fühlen und zuhause sein

Das Alterszentrum Haus Tabea bietet älteren Menschen verschiedene Wohn- und Lebensformen an, abgestimmt auf ihre individuellen Bedürfnisse und Wünsche.
In unserem Kompetenzzentrum für Alterspsychiatrie leben Menschen ab 65 Jahren mit einer psychischen Grunderkrankung oder Demenz. Das angeschlossene Tageszentrum für Alterspsychiatrie bietet älteren Menschen mit einer psychischen Grunderkrankung tageweise Betreuung für eine selbstbestimmte Tagesgestaltung und regelmässige Tagesstruktur. Es besteht ein Angebot für kurzfristige Tagesplätze, sollte die Betreuungsperson kurzfristig ausfallen. In unserer Abteilung für Altersmedizin/Geriatrie wohnen Menschen im Alter, wenn das selbstständige Leben in den eigenen vier Wänden nicht mehr möglich ist.
Rund 230 Mitarbeitende sowie 20 Lernende und Studierende engagieren sich für das Wohl unserer 150 Bewohnenden und zahlreichen Gäste. Wir pflegen christliche Grundwerte wie Respekt, Wertschätzung und Achtsamkeit und legen Wert auf Professionalität, Empathie und eine offene Kultur, die Tradition und Fortschritt verbindet.

www.tabea.ch

Keller Unternehmensberatung AG

Unsere Beraterinnen und Berater verfügen alle über eine qualifizierte Aus- und Weiterbildung sowie eigene Branchenerfahrung. Zahlreiche Projekte und Beratungsaufträge entwickeln unser Know-how und unsere Kompetenz kontinuierlich weiter. Wir verfolgen zudem die Entwicklungen der Branche, um frühzeitig neue Trends und Anforderungen aufnehmen zu können.

Qualität für unsere Kunden

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser oberstes Ziel. Wir legen Wert auf eine hohe Qualität unserer Beratungsleistungen und Produkte. Unsere Firma ist seit über 10 Jahren ISO-zertifiziert und arbeitet ständig daran, ihre Prozesse und Beratungsleistungen weiter zu verbessern.

Unternehmensstrategie systematisch gestalten

Die Erarbeitung einer nachhaltigen Strategie ist unabdingbar, wenn sich das Unternehmen nicht zufallsgetrieben entwickeln soll. Eine transparente Ausgangslage, ergänzt z.B. durch eine Einschätzung durch die VR- und GL-Mitglieder mit einer Online-Umfrage, bildet die Basis für die folgende kreative Entwicklungsarbeit.

Wirkungsvolle Unternehmenssteuerung

Die Etablierung eines zeitgemässen Budgetprozesses, der Aufbau eines etwas bewegendes Controllings und Reportings gehören zu den Basisinstrumenten der finanziellen Führung. Verschiedene anerkannte Instrumente, wie zum Beispiel REKOLE® bei den Spitälern und Kliniken, werden aber nach wie vor ungenügend genutzt. Warum?

Messen Sie sich mit den Besten

Die Keller Unternehmensberatung AG verfügt über vielfältige Erfahrungen im Benchmarking von Spitälern, Kliniken, Psychiatrien sowie Alters- und Pflegezentren. Die Benchmarks beinhalten vielfach umfassende Leistungs-, Kosten- und Ressourcenkennzahlen und erlauben, sich und seinen eigenen Betrieb sehr schnell zu positionieren. Mit HEBES Heim-Benchmarking Schweiz steht eine moderne Internet-Lösung zur Verfügung.

Machen Sie die Prozesse schlank und sicher

Die erfolgreiche Optimierung der Prozesse scheitert nicht an der Wahl der Managementmethode. Wichtiger sind: Engagement des Managements, Zielklarheit, verbindliche Verantwortlichkeiten, echte Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen, konstruktive Kooperation zwischen den Bereichen, eine gute Kommunikation, Einbezug der Betroffenen, professioneller Einsatz von Instrumenten zur Prozessanalyse und das konsequente Messen der Resultate.

ICT-Strategie entwickeln und umsetzen

Mit einer Abstützung der ICT-Strategie auf die Unternehmensstrategie stellen Sie sicher, dass die Mittel wirkungsvoll und auf das Business ausgerichtet eingesetzt werden. Die Strategie legt den Grundstein für die zu realisierenden Weiterentwicklungen, neue Projekte oder Optimierung der Infrastruktur.

Projekt- und Projektportfolio-Management

Projekte sauber strukturiert abzuwickeln bedingt Erfahrungen im Projektmanagement. Voraus geht immer die Erarbeitung eines klaren, verbindlichen Projektauftrages (Projektcharter). Unsere Berater verfügen über hohe Kompetenzen im Projektmanagement und Projektcontrolling, nicht nur von ICT-Projekten.

Qualität ist unser Credo