Das Gesundheitszentrum Schönberg in Gunten hat in den vergangenen zwei Jahren seine Informatiksysteme grundlegend erneuert. Gewandelt haben sich auch die Rolle der Informatik und das Verständnis für die interdisziplinären und interprofessionellen Abläufe.
Die Keller Unternehmensberatung hat das Gesundheitszentrum Schönberg (GZS) von der Analyse der Informatik über eine Masterplanung bis zur erfolgreichen Einführung eines Klinikinformationssystems in unterschiedlichen Rollen unterstützt.
Zu Beginn im Herbst 2011 stand eine Analyse der Informatikbelange. Das Resultat der Analyse bestätigte einen umfassenden Handlungsbedarf. Die Handlungsfelder beschränkten sich nicht nur auf den Technologie-Teil mit der Ausarbeitung eines IT-Konzepts. Die Analyse hatte auch zu Tage gefördert, dass vor allem im organisatorischen Bereich im Umfeld der IT Handlungsbedarf angezeigt war. Weiter stand das GZS auch vor der Einführung eines Klinikinformationssystems, im Hinblick auf die Erfüllung der eHealth-Strategie 2015 des Bundes.
Auf der Basis der Analyse und der Bedürfnisse der Klinik wurde eine grobe IT-Strategie mit einem Masterplan für die Jahre 2012 – 2014 ausgearbeitet, welcher Ende des ersten Quartals 2012 durch den Verwaltungsrat des GZS genehmigt wurde. In diesem Schritt wurde auch das komplette Outsourcing der Informatik des GZS geprüft, jedoch verworfen.
Stattdessen wurde unter der Leitung des Beraters zuerst ein Technologie-Partner evaluiert. Unter Berücksichtigung der Ziel-Applikationsarchitektur wurde gemeinsam mit dem Partner die Systemarchitektur erstellt und eingeführt. Im gleichen Zug wurden die Betriebssysteme sowie die Office-Anwendungen auf den neuesten Stand gebracht. Die Schulung der Mitarbeitenden stand ebenfalls im Zentrum dieses Schrittes.
In diese Zeit fällt auch die wichtige organisatorische Änderung mit der Anstellung des Informatik-Verantwortlichen im GZS, verbunden mit der Erhöhung des Stellenetats der Informatik.
Im Spätherbst 2012 wurde dann das Projekt KIS wieder aufgenommen. Der Prozessanalyse mittels Workshops mit interdisziplinärer und interprofessioneller Besetzung folgte die Detailkonzeption mit der Ausarbeitung der entsprechenden Dokumente. Gleichzeitig wurde auch das Betriebskonzept mit Applikationsverantwortlichen und Superusern erarbeitet und verabschiedet. Als nächste Phasen im Projekt erfolgten die Umsetzung (Realisierung) sowie die Tests. Über den Jahreswechsel 2013/2014 wurden die Schulungen durchgeführt. Dieser Zeitpunkt eignete sich gut für die Schulung, da das GZS nach den Festtagen eine tiefe Belegung aufweist und sich das Personal die dafür erforderliche Zeit gut einrichten konnte. Noch im Januar 2014 konnte das KIS gleichzeitig im Arztbereich, im Pflegedienst und im Therapiebereich plangemäss produktiv in Betrieb genommen werden.
Über die gesamte Zeit hat der Berater der jeweiligen Situation angepasste Rollen übernommen und dabei verschiedene Stellen (Verwaltungsrat, Geschäftsleitung, Informatik-Verantwortlicher, Teilprojektleiter) in den unterschiedlichsten Fragestellungen beraten können. In seinen Beratungsbereich fielen die Analyse mit der Ausarbeitung des Analyseberichts sowie die Ausarbeitung der Grobstrategie mit der Erstellung des Masterplans (Termine und Budget). In den KIS-Projektphasen Prozessanalyse und Detailkonzeption figurierte der Berater als Projektleiter. Nach der erfolgreichen Einarbeitung des neuen Informatik-Verantwortlichen wurde mit der Abnahme der Dokumente die Projektleitung an ihn übertragen. Ab diesem Zeitpunkt übernahm der Berater die Rolle als Projekt-Coach mit Einsitz im Steuerungsausschuss.
