Die Klinik Schloss Mammern stand anfangs 2021 vor der Situation, dass diverse grössere, die ICT tangierende Projekte im Rahmen der Strategie aufgegleist werden sollen. Parallel mussten aus dem laufenden Betrieb Aktualisierungen vorgenommen werden. Die Geschäftsleitung erkannte früh, dass mit den bestehenden, begrenzten Ressourcen eine klare Planung und Prioritätensetzung nötig ist, um die Vorhaben finanziell und personell stemmen zu können.
Transparenz in den ICT-Kosten
Auslöser war ein komplexes ICT-Projekt, dessen Kostenentwicklung zu Fragen auf Ebene Geschäftsleitung und Verwaltungsrat führten. In der Analyse zeigte sich, dass im Projekt zwar ein Prozess zur Freigabe von Änderungen im Projektumfang bestand, die Änderungen jedoch einzeln nicht dokumentiert wurden, was zur mangelnden Transparenz führte. Zudem konnten die gesamthaft zu erwartenden Kosten nicht einfach benannt werden.
Nachdem die Kostentransparenz des genannten Projekts hergestellt wurde hat sich die Klinik entschieden, die gesamten ICT-Kosten systematisch aufzunehmen. Wichtig dabei war, dass einerseits die Investitionskosten für Lizenzen und Dienstleistungen sowie auch die nachfolgenden Betriebskosten (Wartungskosten, Support) berücksichtigt wurden. Neben Projekten wurden auch deren Folgekosten, beispielsweise zusätzliche Hardware oder zusätzliche Arbeitsplätze, miteingerechnet. Da diverse Projekte geplant waren, wurde die Kosten-Betrachtung schrittweise auch um ein Budget sowie um die erwarteten Kosten erweitert. Daraus entstand eine Masterplanung über das gesamte ICT-Projektportfolio.
Erforderlicher Kulturwandel
Bis anhin wurden einzelne ICT-Vorhaben über Organisationseinheiten finanziert. Dadurch fehlte einerseits der Gesamtblick auf die Kosten der ICT, andererseits erschwerte dies die Planung für die ICT, da sie auch bei dezentral angestossenen Themen Services stellen musste. Der Prozess wurde daher so umgestellt, dass Projekte oder Vorhaben neu zentral eingegeben (beantragt) und von einem entsprechenden Gremium bewilligt und anschliessend geplant werden. Dieser «Kulturwandel» war von entscheidender Bedeutung. Er erfordert auch den frühzeitigen Einbezug der ICT-Abteilung in die strategische Planung des Unternehmens. In Zusammenarbeit mit der ICT- und der Finanzabteilung besteht nun ein gesamtheitliches Bild über ICT-Investitionen und Betriebskosten. Dieses wird, zusammen mit dem Mehrjahresplan mit dem finanziell und terminlich abgestimmten Projektportfolio, laufend aktualisiert und quartalsweise an die Geschäftsleitung berichtet.
«Das Changemanagement ausgelöst durch die digitale Transformation lässt sich ohne saubere Prozesse und Kostentransparenz nicht bewältigen – in der Klinik hat man mit dem Ansatz von Stefan Trachsel im ICT- Bereich eine klare Verbesserung erzielt.» – Stefan Süss, Vizedirektor und CFO
