Professioneller Rekrutierungsprozess dank Schlüsselkennzahlen (KPI)

Es ist kein Geheimnis mehr, wir befinden uns im Gesundheitswesen schon lange in einem Arbeitnehmendenmarkt. Gut qualifizierte Fachkräfte suchen sich ihre Stellen nach ihren Wünschen aus und die Betriebe ringen um jeden Mitarbeitenden, um die offenen Stellen überhaupt noch besetzen zu können.

Oft entscheidet bei der Gewinnung auch ein effizienter und professioneller Rekrutierungsprozess. In diesen investieren die Unternehmungen viele Ressourcen. Aber wie effizient ist der eigene Rekrutierungsprozess? Schlüsselkennzahlen oder auch KPIs (Key Performance Indicators) zur Überprüfung von HR-Prozessen, insbesondere zur Überprüfung von Rekrutierungsprozessen, fehlen vielfach in den heutigen HR-Bereichen.

Der Bereich Human Resources (HR) ist im Gesundheitswesen aufgrund des grossen Fachkräftemangels stark gefordert. Offene Stellen können vielfach nicht mehr besetzt werden. Aus diesem Grund investieren die Betriebe immer mehr Zeit und Geld in das Thema Recruiting. Viele Massnahmen rund um den Gewinnungsprozess werden in die Wege geleitet, um an das rare Fachpersonal heranzukommen. Dabei wird aber vielfach vergessen darauf zu achten, ob die Prozesse und die Massnahmen auch wirkungsvoll sind.

Prozesse können aber nur dann wirklich optimiert werden, wenn auch eine klare Datengrundlage über die Effizienz resp. Effektivität vorliegt. Diese liefern die HR-Kennzahlen. Auch ein professioneller Rekrutierungsprozess muss überprüfbar und messbar sein. Aber im Bereich HR wird in der Praxis grundsätzlich noch sehr stiefmütterlich mit Kennzahlen umgegangen. Vielfach sind nur Kennzahlen wie die Personalkosten, die Fluktuationsrate oder auch die Fehlzeiten resp. Abwesenheiten von Mitarbeitenden vorhanden. Weitere wichtige Kennzahlen, um für die Zukunft Fakten und Trends im Personalmanagement zu erkennen, fehlen oft. Doch gerade diese Kennzahlen sollen der HR Leitung detailliert aufzeigen, wo das Personalmanagement mit den eigenen Prozessen steht und ob sich dieses in die richtige Richtung sowie erfolgsorientiert entwickelt.

So auch beim Rekrutierungsprozess, eine Investition in die Optimierung dieses Prozesses wird vielfach nur im Rahmen der Digitalisierung vorgenommen. So sind E-Recruiting-Systeme im Gesundheitswesen Alltag geworden. Aber auch diese Systeme sind vielfach aufwändig und ersetzen keine Überprüfung, Messung und Optimierung des gesamten Prozesses.

KPIs und deren Vorteile

Doch was sind Kennzahlen oder auch so genannte Key Performance Indicators (KPI)? Diese werden in der Betriebswirtschaftslehre als Kennzahlen bezeichnet, welche sich auf den Erfolg, die Leistung oder Auslastung des Betriebes oder seiner einzelnen organisatorischen Einheiten beziehen. Aufgrund des Leistungsbezugs dienen sie dem Management unter anderem Unternehmensprozesse zu kontrollieren und entsprechend zu bewerten[1]. Das Management kann nur dann kluge Entscheidungen treffen, wenn sie über entsprechende Daten und Fakten verfügen. Dies gilt natürlich auch für das HR Management. Darum sind diese gut beraten, wenn sie für das HR klare und messbare KPIs definieren, welche sich auf die Ziele ausrichten. Dazu gehören insbesondere auch KPI, um den eigenen Rekrutierungsprozess auf dessen Effizienz und Effektivität zu überprüfen.

Nachfolgenden einige Vorteile von Kennzahlen zur Überprüfung des Rekrutierungsprozesses:

  • Klarheit über Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung in der Rekrutierung
  • Verringerung der Kosten
  • Verbesserung der Qualität der Bewerbenden
  • Effizientere Bewerbungsprozesse
  • Optimale Nutzung der Rekrutierungskanäle

KPIs im Rekrutierungsprozess

Mit KPIs können Ressourcen effizienter genutzt und Schwachstellen im Prozess evaluiert werden. Im Zentrum der KPIs stehen Kosten, Zeitbeanspruchung, Bewerber-Zielgruppen-Analyse und Erfolgsquoten beim Einsatz der Medien, in welchen die Ausschreibungen erfolgen.[2]

Nachfolgend ein paar mögliche Kennzahlen für den Rekrutierungsprozess:

  • Time-to-Hire (Durchschnittliche Zeit zwischen Stellenausschreibung und Vertragsunterzeichnung)
  • Cost-per-Hire (Durchschnittliche Kosten zur Rekrutierung pro Anstellung)
  • Anzahl Bewerbungen (Zur Überprüfung der Effektivität des Inserates und der Ausschreibungen)
  • Anzahl Interviews (Um die Qualität der hochwertigen Bewerbenden zu evaluieren)
  • Anzahl Anstellungen
  • Absprungrate (Um zu evaluieren, wieviele und warum Kandidaten abspringen)
  • Retention Rate (Zur Messung, wie lange ein Mitarbeitender/eine Mitarbeiterin nach der Rekrutierung im Unternehmen bleibt)

Dabei ist es aber wichtig, Prioritäten zu definieren, Ziele zu formulieren und sich für die Kennzahlen zu entscheiden, die für das eigene HR relevant sind. Diese sollten präzise ausgewählt und nach dem Motto weniger ist mehr.

[1] https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/key-performance-indicator-kpi-52670, abgerufen am 16. April 2023

[2] Die 20 wichtigsten Kennzahlen für das Recruiting – Praxisinformationen zum Personalmanagement (hrpraxis.ch), abgerufen am 16. April 2023

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