ICT-Strategie für das Alterszentrum Sunnetal Fällanden

Das Alterszentrum Sunnetal (AZS) steht in einem Strategie-Prozess, welcher die Verselbständigung in eine gemeinnützige Aktiengesellschaft anstrebt. Unabhängig davon sollte für das AZS eine ICT-Strategie erarbeitet werden.

Gemäss Anforderungen der Auftraggeberin sollten folgende Ergebnisse erarbeitet werden:

  • Klarheit über die aktuelle Situation der gesamten ICT-Umgebung
  • Identifikation von notwendigen Sofortmassnahmen, um Datensicherheit und Verfügbarkeit sicherzustellen
  • Gesamtübersicht über sämtliche bestehende ICT-Elemente sicherstellen
  • Strategie über die Elemente Infrastruktur, Applikationen, Sourcing und Prozesse
  • Sicherstellen, dass Massnahmen identifiziert sind, damit die Institution gesetzliche Anforderungen bezüglich ICT erfüllt sind (z.B. Datenschutz-Anforderungen)

Aktuell bezieht das AZS die IT-Dienstleistungen von der gemeindeeigenen ICT-Abteilung. Die Gemeinde wiederum hat als Sourcing-Partner einen regionalen Anbieter gewählt.

Methodik

Die Erarbeitung der ICT-Strategie erfolgte nach folgendem Modell:

Die Ausarbeitung erfolgte «Bottom-up», das heisst nach einer Analyse und Standortbestimmung wurden insbesondere die unternehmerischen Strategien und Erwartungen aufgenommen. Auch die Trends der Branche und der ICT wurden festgehalten. Darauf baut die Informatik-Strategie mit den in der Grafik ersichtlichen Themenbereichen auf (Technologie, App likationen, Betrieb, Organisation mit den jeweiligen Querschnittsthemen Architektur und Sourcing).

Vorgehen in Abstimmung mit der Auftraggeberin

Als erster Schritt wurde die Analyse vorgenommen. Daraus resultierte nebst einem Kurzbericht ein übersichtlicher Ampelbericht, aus welchem pro ICT-Element jeweils eine Einschätzung der Ist-Situation sowie ein allfälliger Handlungspunkt hervorging.

In einem nächsten Schritt wurden alle Handlungspunkte einzeln nach Dringlichkeit und Wichtigkeit
eingeschätzt.

In Workshops wurden einerseits die Paradigmen für den Einsatz der ICT-Mittel diskutiert und festgehalten. Diese Paradigmen markieren die äusseren Leitplanken, in welcher sich die ICT der Institution entwickeln kann. Andererseits wurde die Einschätzung der Handlungspunkte verifiziert und abgesprochen.

Das ICT-Gesamtbild im AZS ist weitgehend positiv. Als besondere Herausforderung hat sich die Organisation des Helpdesk und damit auch das Sourcing herauskristallisiert, da die Person in Kürze in Pension geht. Die Zusammenarbeit mit der Gemeinde funktioniert zwar tadellos. Allerdings hat ein Alterszentrum andere Anforderungen an den IT-Betrieb als die Gemeindeverwaltung (Stichwort 24h-Betrieb). Ein eigener Sourcing-Vertrag, eventuell mit integriertem Helpdesk dürfte hier zielführend sein. Diesbezüglich muss im Zusammenhang mit der Verselbständigung des AZS eine Lösung gefunden werden.

Des Weiteren ist die Vernetzung der Applikationen mit Schnittstellen ein Thema. Für das AZS – wie generell für kleinere Institutionen – zeigt sich, dass heutige Abläufe mit manuellen Datenübertragungen, das heisst ohne Schnittstellen zum Beispiel im Bereich Leistungs-/ Materialerfassung, für den Betrieb günstig, aber wenig attraktiv sind. Die Leistungserfassung bei der Pflege direkt im System erfordert zusätzliche Mittel (Investition und Betrieb), welche für ein kleineres Haus schwierig zu stemmen sind. Das Mengengerüst in diesem Bereich ist klein, womit sich die Wirtschaftlichkeit einer elektronischen Schnittstelle nur schwierig rechnen lässt. In die gleiche Richtung geht die digitale Menübestellung, wofür auf dem Markt gute Lösungen vorhanden sind, aber eben auch Aufwände auf Seite ICT bedeuten.

Basierend auf der Einschätzung der Handlungspunkte wurde unter Berücksichtigung der Paradigmen eine
erste Priorisierung zur Umsetzung der verschiedenen Projekte vorgenommen. Als Endergebnis wurde
schliesslich ein erster Mehrjahresplan für die Jahre 2023 – 2026 abgeleitet. Diese Roadmap kann nun jährlich überprüft und auch angepasst werden. Auf der Roadmap nicht berücksichtigte Themen sind in einem «Backlog» oder Ideenspeicher festgehalten.

Raphael Knecht,
Leiter Alterszentrum:

«Die Zusammenarbeit im Rahmen des ICT-Strategieprozesses mit der Keller Unternehmensberatung AG gestaltete sich sehr effizient und zielführend. Herr Trachsel verstand es, sein tiefes und breites Fachwissen einzubringen und unsere konkrete Situation rasch zu erfassen. Das Resultat ist ein konkreter Mehrjahresplan, welcher mich als Zentrumsleiter unterstützt und. Ich bin zuversichtlich, dass wir so die richtigen Schritte gehen können.»

 

Das Alterszentrum Sunnetal der Gemeinde Fällanden bietet 32 Bewohnerinnen und Bewohner ein Zuhause, wo sie sich sicher, geborgen und respektiert fühlen und würdevoll betreut und gepflegt werden. Die Bedürfnisse und Wünsche der Bewohnerinnen und Bewohner sind wichtig und wir richten unser Angebot darauf aus. Das Alterszentrum Sunnetal hat zudem 15 Alterswohnungen und betreibt auch das öffentliche Bistro Sunnetal mit Garten, welches von altersmässig bunt durchmischter Kundschaft besucht wird.

Im Gebäude des Alterszentrums Sunnetal befinden sich die Informations- und Anlaufstelle Alter (Fragen rund um das Älterwerden) und die Fachstelle Seniorenarbeit (Aktivitäten für Seniorinnen und Senioren).

www.sunnetal.ch

 

Keller Unternehmensberatung AG

Unsere Beraterinnen und Berater verfügen alle über eine qualifizierte Aus- und Weiterbildung sowie eigene Branchenerfahrung. Zahlreiche Projekte und Beratungsaufträge entwickeln unser Know-how und unsere Kompetenz kontinuierlich weiter. Wir verfolgen zudem die Entwicklungen der Branche, um frühzeitig neue Trends und Anforderungen aufnehmen zu können.

Qualität für unsere Kunden

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser oberstes Ziel. Wir legen Wert auf eine hohe Qualität unserer Beratungsleistungen und Produkte. Unsere Firma ist seit über 10 Jahren ISO-zertifiziert und arbeitet ständig daran, ihre Prozesse und Beratungsleistungen weiter zu verbessern.

Unternehmensstrategie systematisch gestalten

Die Erarbeitung einer nachhaltigen Strategie ist unabdingbar, wenn sich das Unternehmen nicht zufallsgetrieben entwickeln soll. Eine transparente Ausgangslage, ergänzt z.B. durch eine Einschätzung durch die VR- und GL-Mitglieder mit einer Online-Umfrage, bildet die Basis für die folgende kreative Entwicklungsarbeit.

Wirkungsvolle Unternehmenssteuerung

Die Etablierung eines zeitgemässen Budgetprozesses, der Aufbau eines etwas bewegendes Controllings und Reportings gehören zu den Basisinstrumenten der finanziellen Führung. Verschiedene anerkannte Instrumente, wie zum Beispiel REKOLE® bei den Spitälern und Kliniken, werden aber nach wie vor ungenügend genutzt. Warum?

Messen Sie sich mit den Besten

Die Keller Unternehmensberatung AG verfügt über vielfältige Erfahrungen im Benchmarking von Spitälern, Kliniken, Psychiatrien sowie Alters- und Pflegezentren. Die Benchmarks beinhalten vielfach umfassende Leistungs-, Kosten- und Ressourcenkennzahlen und erlauben, sich und seinen eigenen Betrieb sehr schnell zu positionieren. Mit HEBES Heim-Benchmarking Schweiz steht eine moderne Internet-Lösung zur Verfügung.

Machen Sie die Prozesse schlank und sicher

Die erfolgreiche Optimierung der Prozesse scheitert nicht an der Wahl der Managementmethode. Wichtiger sind: Engagement des Managements, Zielklarheit, verbindliche Verantwortlichkeiten, echte Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen, konstruktive Kooperation zwischen den Bereichen, eine gute Kommunikation, Einbezug der Betroffenen, professioneller Einsatz von Instrumenten zur Prozessanalyse und das konsequente Messen der Resultate.

ICT-Strategie entwickeln und umsetzen

Mit einer Abstützung der ICT-Strategie auf die Unternehmensstrategie stellen Sie sicher, dass die Mittel wirkungsvoll und auf das Business ausgerichtet eingesetzt werden. Die Strategie legt den Grundstein für die zu realisierenden Weiterentwicklungen, neue Projekte oder Optimierung der Infrastruktur.

Projekt- und Projektportfolio-Management

Projekte sauber strukturiert abzuwickeln bedingt Erfahrungen im Projektmanagement. Voraus geht immer die Erarbeitung eines klaren, verbindlichen Projektauftrages (Projektcharter). Unsere Berater verfügen über hohe Kompetenzen im Projektmanagement und Projektcontrolling, nicht nur von ICT-Projekten.

Qualität ist unser Credo