Im Herbst 2022 hatte die Keller Unternehmensberatung den Auftrag zur Analyse der Finanzprozesse des Spitals Thusis erhalten. Auslöser für die Auftragserteilung waren erwartete Optimierungspotenziale in der Aufbereitung von Führungsinformationen und Statistiken.

Zur Ableitung der Potenziale wurden Interviews mit Mitarbeitenden der Finanzabteilung durchgeführt und auch vorhandene Reportings, Checklisten, Richtlinien und Arbeitsanweisungen gesichtet. Die mit einem Abschlussbericht abgegebenen Handlungsempfehlungen sahen Optimierungen in der Gestaltung der wiederkehrenden Abschlussprozesse, der darauf basierenden Performance-Berichterstattung sowie in der jährlichen Budgetplanung, des unterjährigen Hochrechnungsprozesses und Prozesses für die Liquiditätsplanung vor.

Ab Frühjahr 2022 durfte Dieter Schwarzer die Umsetzung der Handlungsempfehlungen zusammen mit dem Team Finanzen im Spital Thusis eng begleiten.

Das Kernstück der Optimierungen fokussierte sich auf die Erstellung der Monatsabschlüsse. Erreicht wurde neu, dass Zwischenabschlüsse bis am 10. Arbeitstag des Folgemonats erfolgen, was mit dem Schliessen der entsprechenden Buchungsperiode vollendet wird. Für den Abschlussprozess wurden die vorhandenen Checklisten vervollständigt und mit klaren Verantwortlichkeiten versehen. Durch laufendes Nachführen der Checkliste während der Phase des Monatsabschlusses ist es jederzeit möglich, den aktuellen Stand der Arbeiten zu überblicken.

Auf Basis des durch die Keller Unternehmensberatung AG erarbeiteten Vorschlags für ein integriertes Reportingsystems wurde eine BI-basierte Berichterstattung aufgebaut. Diese erlaubt die automatisierte Aufbereitung der Performance-Kennzahlen für Führungs- und Steuerungszwecke. Während der Aufwand in der Vergangenheit noch auf dem Zusammenstellen von Kennzahlen lag, kann das Schwergewicht neu auf die Datenanalyse und Kommentierung gelegt werden.

Für die Gestaltung des Reportingsystems konnten die Anforderungen des im Sommer 2023 neu installierten Stiftungsrats nahezu zeitgleich miteinbezogen werden. Zusatzanforderungen des Stiftungsrats, welche die Daten im BI-System noch nicht zur Verfügung abdecken, wurden in Form eines Zielreportings integriert. Dies erlaubt die laufende Ergänzung und Vervollständigung der Anforderungen, damit die pendenten Kennzahlen im Fokus bleiben und die Struktur der Berichterstattung trotzdem nachhaltig definiert ist.

Weitere Optimierungen wurden im Laufe der Unterstützungsbegleitung auch im unterjährigen Hochrechnungsprozess sowie in der Liquiditätsplanung umgesetzt. In diesen Prozessen bilden die Performance-Kennzahlen der Monatsabschlüsse ebenso die wesentliche Grundlage. Es ist neu jederzeit möglich die voraussichtlichen Entwicklungen aus der aktuellen Lage abzuleiten und den Ausblick auf die verbleibenden Monate im Geschäftsjahr zu tätigen.

Im Budgetprozess wurde der Einbezug der Bereichsverantwortlichen ausgedehnt und es wurde neu ein
«bottom-up-Ansatz» verfolgt. Ausgehend von der Absatzplanung, welche auf Basis der angenommenen Auslastung im Folgejahr basiert, wurde der Personalbedarf, welcher in der gesamten Branche den grössten Kostenblock bildet, saisonal geplant und integriert. Durch das zwar aufwändigere Verfolgen des Botton-up-Ansatzes mit Einbezug der Bereichsverantwortlichen konnte in den Iterationsprozessen zur Finalisierung des Budgets der Einbezug der Verantwortlichen und damit deren Commitment ununterbrochen sichergestellt werden. Es bestand mit dem gewählten Vorgehen jederzeit Transparenz über die Budgettreiber und der Akzeptanzlevel der Ergebnisse konnte deutlich erhöht werden. Auch gegenüber dem Stiftungsrat konnte das Budget mit Sicht auf die Treiber zur Abnahme vorgelegt werden.

Für das Folgejahr bleibt noch die Abstimmung der Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats
auf die Verfügbarkeit der jeweiligen Monatsergebnisse. Damit können die Ergebnisse zeitnah in den Führungsgremien besprochen werden und allfällige Steuerungsmassnahmen abgeleitet werden.

Interview mit Reto Keller,
Direktor des Spitals Thusis

Herr Keller, was waren für Sie die Gründe, dass Sie externe Unterstützung für die Analyse der Finanzprozesse beigezogen hatten?

Im Zuge der Strategie zur integrierten Versorgung wurde aus dem Spital Thusis in kurzer Zeit die Stiftung Gesundheit Mittelbünden. Das Spital Thusis und die Spitex Viamala fusionierten, eine Kinderarztpraxis und eine Hausarztpraxis wurden integriert. Zusammen mit dem Spital Savognin haben wir die Rettung Mittelbünden gegründet. All das wurde mitten in der Pandemie umgesetzt. Dies hat unter anderem unsere Finanzabteilung weit über die Grenzen gebracht. Wir brauchten darum externe Unterstützung.

Und wo sehen Sie den grössten Nutzen der mittlerweile umgesetzten Optimierungen hinsichtlich Unternehmenssteuerung und können Sie ein Beispiel nennen?

Wir wissen nun in allen Geschäftsbereichen deutlich schneller, wo wir stehen. Dementsprechend können
notwendige Massnahmen rascher veranlasst werden. Konkret half uns das zum Beispiel in der Budgetierung, wo wir auf Grund von verlässlichen und automatisiert zur Verfügung stehenden Zahlen viel einfacher zum Ziel kamen.

Was ist aus Ihrer Sicht im Rahmen der optimierten Unternehmenssteuerung nun noch offen und welche Schritte sind diesbezüglich geplant?

Ein automatisiertes Reporting des Stellenplanes gegliedert nach Kostenstellen fehlt uns noch. Das wäre
im Moment nur mit grossem manuellem Aufwand möglich. Dies wird derzeit zusammen mit den Softwareherstellern der Personaleinsatzplanung in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung aufgegleist.

Vielen Dank für das Gespräch.