Kostensenkungsmassnahmen haben für die Geschäftsleitungen aller Branchen unverändert oberste Priorität. Mehr oder weniger erprobte, nicht immer gleich wirkungsvolle Massnahmen wie zum Beispiel die Reduktion von Sachkosten, die Straffung des Personalbestandes oder das Outsourcing von Leistungen sollen zum Ziel führen.
Die Chance, mit dem Prozessmanagement Kostenoptimierungen zu erzielen, wird vielfach vernachlässigt, weil das Prozessmanagement aus der Optik des Qualitätsmanagements betrachtet wird.
Die tatsächlichen Gründe für Unwirtschaftlichkeiten liegen oftmals in
nur unvollständig definierten oder ungenügend geregelten Prozessen und
den daraus resultierenden Schnittstellenproblemen.
Die Prozess- und
damit die Kostenoptimierung beginnt vielfach bei ganz einfachen, fast
banalen Grundsätzen, die jedoch verbindlich festzulegen und
durchzusetzen sind:
1. Transparenz
Gibt es keine klar vereinbarten
Prozesse oder sind diese nicht bekannt, kommt es zwangsläufig zu
individuellen Handlungen und zu Improvisationen. Redundanzen können
auftreten, es braucht mehr Absprachen und Kommunikation. Und damit
werden mehr Ressourcen gebunden, die Kosten verursachen.
2. Verschlankung
Gerade bei Prozessanalysen wird
immer wieder festgestellt, dass Abläufe von den Mitarbeitenden
jahrelang unreflektiert ausgeführt werden («wir machen es immer so»).
Arbeitsschritte können ersatzlos eliminiert oder aber vereinfacht
werden.
3. Standardisierung
Die Standardisierung von
Prozessen schafft weitere Voraussetzungen, um Kosten zu reduzieren. Mit
der Standardisierung kann der Prozess verschlankt, verbindlich geregelt
und notwendige Zusatzabklärungen an Voraussetzungen geknüpft werden.
Standardisierte Prozesse schaffen Routine, Sicherheit und damit auch
Geschwindigkeit.
4. Verantwortung dem Prozess entlang
Traditionell
durchläuft ein Prozess verschiedene Verantwortungsbereiche.
Schnittstellenprobleme beim Wechsel der Verantwortungsbereiche können
Ressourcen binden. Die Abkehr von der klassischen, meist
berufsgruppenorientierten Organisation, zu einer mehr dem Prozess
angepassten Organisationsform reduziert Schnittstellen und klärt die
übergreifende Verantwortung.
5. Delegation von Aufgaben
Mit verbindlichen
Prozessen, Arbeitsvorgaben und klar geregelten Verantwortlichkeiten kann
zudem geprüft werden, inwiefern Aufgaben von teurer bezahlten zu
günstigeren Mitarbeitenden verschoben werden können.
Es gibt wohl
wenige Prozessmanagementprojekte, die mit der Prozessoptimierung schnell
und einfach ein grosses Einsparungspotenzial freilegen. Vielmehr ergibt
sich der Nutzen des Prozessmanagements aus der Summe vieler
«Kleinigkeiten». Gerade weil der Nutzen sich aus der Summe vieler
Details ergibt, ist es sehr wichtig, dass dieser klar dargestellt und
kommuniziert wird. Dies setzt voraus, dass bei Projektstart die
Erwartungen an das Prozessmanagement klar formuliert werden.
Prozessmanagement-Projekte sind anspruchsvolle Change-Projekte. Die
Projekte ziehen in der Regel Veränderungen für die Mitarbeitenden nach
sich und können deshalb bei den Betroffenen Ängste auslösen. Folgende
Punkte sollten als Erfolgsfaktoren eines Prozessmanagement-Projektes
unbedingt beherzigt werden:
Einbeziehen der Mitarbeitenden
Projekte sind
dann erfolgreich, wenn sie von den Mitarbeitenden mitentwickelt und
getragen werden. Dies heisst, auch kritische Meinungen ernst zu nehmen.
Verbindlichkeit des Managements
Das Management
muss bereit sein, sich hinter das Projekt zu stellen, unangenehme
Entscheidungen zu fällen und durchzusetzen. Ein Prozessmanagement-
Projekt verläuft bald im Sande, wenn die Geschäftsleitung nicht
konsequent und überzeugt dem Projekt Priorität (und die erforderlichen
Ressourcen) gibt.
Rasche Erfolge
Um die Wirkung des Projektes
aufzeigen zu können, ist es sehr wertvoll, erste Veränderungen aus der
Prozessoptimierung bald umzusetzen und nicht erst, wenn alle Prozesse
entwickelt sind. Ein phasenweises Vorgehen ist hier hilfreich.
Coaching
Der externe Berater kann durch seine Aussensicht, seiner Unbefangenheit gegenüber internen Widerwärtigkeiten (wie zum Beispiel Machtspiele, historische Vergangenheiten, usw.) und mit methodischer Unterstützung zum Erfolg beitragen.
Das Prozessmanagement schafft die Grundlage für eine wirkungsvolle und schlanke Gestaltung der Abläufe und hilft, Ressourcen optimal zu nutzen. Das Unternehmen wird leistungsstark und flexibel. Optimierte Prozesse sind auch kostenoptimierte Prozesse. Packen Sie es an!
