Im 2019 stand für das Departement klinische Veterinärmedizin (DKV) mit seinem Tierspital die Ausschreibung für ein neues klinisches Informationssystem an. Das System beinhaltete nebst der klinischen Dokumentation mit seinen Besonderheiten (u.a. Hof- und Herdenzugehörigkeit) auch Funktionalitäten zur Abrechnung der ambulanten und stationären Fälle. Die Ablösung wurde forciert, da im Zuge von strategischen Überlegungen des aktuellen KIS-Lieferanten die Abrechnungsfunktionalität abgekündigt wurde.
Zudem wurde in Aussicht gestellt, die Spezialentwicklungen für das Tierspital nicht mehr weiterzuführen. Dies führte zur Idee, das gesamte System (klinische Dokumentation und Abrechnungsfunktionalität zusammen) zu ersetzen.
In einer groben Marktabschätzung kam man zum Schluss, dass etwa drei Lösungen für das Tierspital auf dem Markt verfügbar sein könnten. Die Ausschreibung ergab schliesslich ein einzelnes Angebot. Bei der Prüfung der Applikation musste jedoch festgestellt werden, dass sich das angebotene System wenig dafür eignen würde, die Anforderungen des Tierspitals, auch im Sinne eines Fortschritts gegenüber der heutigen Lösung, erfüllen zu können. Dies führte schliesslich zum Abbruch der Submission.
Um Druck aus der KIS-Ablösung zu nehmen wurde entschieden, die Abrechnungsfunktionalität aus dem KIS in das bestehende Administrationssystem zu transferieren.
Zuerst eine neue ICT-Strategie
In der Interview-Phase zur Anforderungserhebung wurde festgestellt, dass die ICT-Betreuung von mehreren verschiedenen Seiten erfolgte. Drei Gruppen waren zuständig für verschiedene IT-Angelegenheiten: Die Departements-IT, die Fakultäre Informatikgruppe sowie die IT der Universität Bern. Herausforderung war die Abstimmung untereinander, insbesondere bei komplexeren Fragestellungen. Operativ fehlte zudem ein Pikett-Dienst, welcher beim Tierspital – einem 24h-Betrieb – jedoch im Zuge der Digitalisierung je länger desto notwendiger erscheint.
Vom gesamten Fakultätsausschuss wurde erkannt, dass die Erarbeitung einer ICT-Strategie zur umfassenden Klärung der Handlungsfelder betreffend Systeme und Organisation nötig wurde.
Dabei konnte auch auf den Erkenntnissen aus den Interviews der Anforderungserhebung bzw. der KIS-Evaluation aufgebaut werden. In zwei Workshops wurden unter Einbezug der betroffenen Mitarbeitenden der Dienstleistungskatalog (Gesamtleistungserfordernis für IT der Vetsuisse-Fakultät über alle Departemente und das Dekanat) sowie eine Organisationsform für die künftige IT-Gruppe ausgearbeitet.
Aus der Analyse wurden rund 40 Handlungspunkte identifiziert, welche priorisiert und in strategische Projekte aufgeteilt wurden. Schlussendlich erfolgte die Ausarbeitung einer Masterplanung für die sechs Projekte.
Parallel dazu wurde ein ICT-Strategie-Papier ausgearbeitet, welches die Themenfelder (grüne Elemente im Bild) inhaltlich regelt. Das Papier stellt die neue Leitplanken zur mittelfristigen Entwicklung der ICT in der Vetsuisse-Fakultät der Universität Bern dar.
Prof. David Spreng, Dekan Vetsuisse-Fakultät
«Im Rahmen der in den vergangenen Monaten erfolgten KIS-Ausschreibung haben wir uns dazu entschieden, unsere ICT-Strategie anzupassen und zu modernisieren. Neben der Reorganisation unserer fakultären Informatikgruppe sollen künftig alle IT-Abteilungen der Fakultät unter einem Dach und unter der Leitung von einer verantwortlichen Person zusammenarbeiten. Für die Besetzung dieser neuen Führungsfunktion startete vor kurzem ein neues Bewerbungsverfahren.»
Christine Theilkäs, Leiterin Finanzen und Personal Vetsuisse-Fakultät
«Mit Hilfe der neuen ICT-Strategie wird es uns gelingen, Anschaffungen der IT-Infrastruktur künftig besser zu koordinieren und Systeme dort zu vereinheitlichen, wo es Sinn ergibt. Wir haben immer wieder gemerkt, dass unser KIS viel mehr beinhaltet als es eigentlich sollte. So lief z. Bauch die Fakturierung in der Vergangenheit über unser KIS. Aus diesem Grund haben wir nun damit begonnen unser aktuelles KIS schlanker und auf die Kernaufgaben ausgerichtet zu gestalten.»
